AIツールで職場のコミュニケーションを強化しよう

職場のソーシャルメディアプラットフォームは、従業員がプロフェッショナルなイメージを構築し、従来のメールなどに比べてリラックスした環境で同僚とつながるのを助けるんだ。だけど、明確で一貫したプロフェッショナルイメージを作るのは難しいこともあるんだよ。人々は自分がどのように見えるか、そして自分のイメージにとって有益なコンテンツは何かを考えなきゃいけない。誰もがプロファイルの管理方法が違うから、誰かの望むイメージが普段のコミュニケーションスタイルと一致しないときはトリッキーなこともある。例えば、技術文書を書くのが得意な経験豊富なエンジニアが、インターンをカジュアルなイベントに誘うための非公式な投稿を書くのは難しいかもしれない。彼らはこんな難しい質問に直面する: テンプレートみたいにならずにどうやって個人的な投稿にするか？情報を提供しつつも簡潔にどうやってまとめるか？この状況は、職場のソーシャルメディアでコミュニケーションを適応させようとする際の課題を浮き彫りにしている。

人工知能（AI）の技術、特に大規模言語モデル（LLM）が発達する中、これに対する解決策の可能性が見えてきた。過去の研究によれば、AIはさまざまなコンテキストでのライティングをサポートできることが示されている。しかし、職場のソーシャルメディアに関しては、特有の課題がいくつも出てくる。例えば、トピックの範囲によって異なるレベルのパーソナライズが必要になる。AIの助けがあっても、ユーザーはツールを効果的に使うための明確なガイダンスが不足していることが多い。多くのユーザーは、十分なコンテキストや詳細を含めずにAIをカジュアルに使いがちで、これが悪い結果につながることがあるんだ。

これらの課題を踏まえて、私たちは職場でのソーシャルメディア投稿のライティングをサポートする新しいインタラクティブなツールを作ろうとしている。職場のソーシャルメディアのユニークな特徴を認識することで、人々がどんな書き方のサポートを必要としているかを理解したい。その理解が、書き方の体験を向上させるだけでなく、投稿の質を高めるツールの設計に役立つだろう。そのために、私たちは大企業内で2段階の研究を行った。

#職場のソーシャルメディアを理解する

ライティングアシスタントの設計に入る前に、人々が職場のソーシャルメディアでどのように書いているかを理解する必要がある。私たちは、大企業で使用されているソーシャルメディアプラットフォームからのリアルなデータセットを分析してデータを集めた。目的は、議論されているトピックと投稿で見られるライティングスタイルの関係を調べることだった。

分析の結果、同じトピックでも多様なライティング戦略が使われていることがわかった。この観察は、人々が個々の好みや自分の状況に合った適切なアプローチを採用することを示している。その後、職場のソーシャルメディアのアクティブユーザー数名にインタビューして、彼らのライティングサポートに対するニーズを探った。

#インタビューとインサイト

インタビューから、ユーザーがさまざまな目標やライティングスタイルに直面していることが浮き彫りになった。私たちは、ユーザーが一般的に関わる2つの主要な投稿タイプ、仕事関連とレジャー関連を特定した。仕事関連の投稿はプロフェッショナルなトーンが求められる一方、レジャー関連の投稿はカジュアルなアプローチが許される。

これらの結果を基に、私たちは2つのユーザープロフィールカテゴリーにまとめて、個々の意図やスタイルの好みに合わせた個別のライティングサポートを提供できるようにした。私たちのライティングプロセスは、Co-OutlineとCo-Editの2段階に設計された。Co-Outlineの段階では、ツールがユーザーの過去の投稿と職業ステータスに基づいてフレームワークを生成する。Co-Editの段階では、ユーザーが投稿のライティングスタイルのさまざまな側面をカスタマイズできる。

#コーポレートコミュニケーションコンパニオン（CCC）の評価

私たちのツールの効果を評価するために、大企業の10人の参加者とユーザー研究を実施した。各参加者は、私たちのツールとカスタマイズ機能のない標準的なライティングアシスタントを使って投稿を作成した。この研究は2日間にわたって行われ、初日には参加者が両方のツールを使用して投稿を書き、2日目には他の人が書いた投稿を評価した。

結果は、ユーザーが私たちのツールを使った方が良いライティング体験を得られたことを示した。参加者は、私たちのシステムを使った投稿がより完成度が高くユニークであると感じ、オーディエンスはこれらの投稿をより高品質と評価した。全体として、私たちの発見は、コーポレートコミュニケーションコンパニオンがライティングプロセスとその結果の投稿の両方を向上させることを示唆している。

#ユーザーエクスペリエンスとフィードバック

ユーザー研究から、私たちのツールを使用した際の参加者の体験を標準的なライティングアシスタントと比較して評価した。参加者は、私たちのツールにより、より魅力的で協力的な体験が得られ、自分の投稿がより完成度が高くユニークだと感じた。また、将来再度私たちのツールを使用したいと考えていることも示した。

作成された投稿の質を詳しく見てみると、オーディエンスは私たちのツールで作られた投稿がより情報豊かで魅力的であると感じていた。評価は、私たちのライティングアシスタントで生成された投稿に対する明確な好みを示していた。

#CCCのデザイン

コーポレートコミュニケーションコンパニオンは、ユーザーが望むスタイルに合った投稿を作成できるようにし、ガイド付きのライティングプロセスを提供するために設計された。主な機能は以下の通り：

• ユースケース認識: システムは、ユーザーの投稿が仕事関連かカジュアルかを識別し、それに応じて支援を適応させることができる。
• Co-Outline機能: この機能は、過去のライティングスタイルや職業ステータスに基づいて、ユーザーが投稿の構造を作成するのを助ける。
• Co-Edit機能: ユーザーは投稿のトーン、スタイル、情報の深さをカスタマイズでき、個々の好みに合った編集が可能になる。

#カスタマイズ機能

Co-Edit段階でのカスタマイズオプションにより、ユーザーは投稿がどのように響くかを選択できる。よりカジュアルなトーンやフォーマルなトーンなど、いくつかのオプションから選べる。こうした柔軟性により、ユーザーは自身の個性を反映しつつ、職場の期待に沿った投稿を作成できる。

#ユーザーフィードバックと限界

ユーザーはツールを評価していたが、一部の改善提案もあった。参加者の中には、過去の作業へのアクセスや投稿内の技術的詳細を強化するなど、カスタマイズオプションをもっと充実させてほしいという声もあった。また、ツールの初期バージョンには、視覚要素が多い投稿に対応するための画像編集機能を追加することで改善の余地があるとの意見もあった。

#結論

コーポレートコミュニケーションコンパニオンは、職場のソーシャルメディアでのライティングを改善し、プロフェッショナルなイメージを高め、組織内でのソーシャルメディアプラットフォームへの積極的な参加を促すことを目指している。このツールは、職場コミュニケーションで直面するユニークな課題に取り組むことで、よりつながりのある活発な従業員コミュニティを育む手助けをする。

#今後の方向性

研究は将来の作業のためのいくつかの手段を特定した。コメントやマルチメディアコンテンツなど、さまざまな種類のコミュニケーションを含めることで、このツールのユーザー体験は大きく向上する可能性がある。ユーザーがAIライティングツールとどのようにインタラクトするかについてさらに研究することで、これらのシステムを洗練させ、職場のコミュニケーションの進化するニーズに合致させることができる。

コーポレートコミュニケーションコンパニオンの開発は、プロフェッショナルな環境でのより効果的で魅力的なコミュニケーションへの一歩を意味している。私たちは、この技術を引き続き洗練させ、従業員同士のより良いインタラクションを促進し、最終的にはより活気ある職場文化を育てていくことを目指している。