Einblicke von der ERES 2023 Konferenz

Die Emerging Researchers in Exoplanetary Science (ERES) Konferenz begann 2015. Sie gibt Wissenschaftlern in der frühen Karriere in Astronomie, Astrophysik und Planetenwissenschaft die Chance, ihre Arbeiten zu teilen, andere zu treffen und neue Partnerschaften zu bilden. Die Konferenz wird von Forschern in der frühen Karriere organisiert, was sie zu einem besonderen Erlebnis für Teilnehmer und Organisatoren macht.

2023 fand die achte Ausgabe von ERES in New Haven, Connecticut, statt. Die Veranstaltung begrüsste über 100 Teilnehmer für ein dreitätiges Programm voller Präsentationen und Diskussionen. Dieser Artikel teilt Erfahrungen des Organisationsteams, um anderen Forschern in der frühen Karriere zu helfen, die ihre eigenen Konferenzen ausrichten wollen. Er hofft auch, die Diskussion über Best Practices für faire und inklusive Veranstaltungen am Laufen zu halten.

Teilnahme an Konferenzen ist ein wichtiger Teil des Aufbaus einer akademischen Karriere. Für Forscher in der frühen Karriere, einschliesslich Studierenden und Absolventen oder Postdoktoranden, sind diese Veranstaltungen entscheidend, um Fähigkeiten in öffentlichem Reden und Networking aufzubauen. 2015 wurde ERES von Doktoranden an der Cornell University, Penn State und Yale ins Leben gerufen. Die ersten Konferenzen waren auf diese Universitäten beschränkt, wegen Kosten und anderen Problemen, aber später wurde sie erweitert und zog Teilnehmer aus der ganzen Welt an. In den letzten Jahren ist ERES erheblich gewachsen, mit 85 und 106 Teilnehmern bei den Konferenzen 2022 bzw. 2023.

Ein einzigartiger Aspekt von ERES ist, dass das Organisationsteam ausschliesslich aus Forschern in der frühen Karriere besteht. Das bringt zwar einige Herausforderungen mit sich – wie dass viele im Team neu in der Organisation von Konferenzen sind – aber die Vorteile sind erheblich. Der Inhalt der Konferenz ist relevanter für die Teilnehmer, und die Mitglieder des Komitees erwerben wertvolle organisatorische Fähigkeiten. Teil eines von Gleichaltrigen geführten Komitees zu sein, fördert ein Gemeinschaftsgefühl und macht die Konferenz für alle einladender.

Das Feedback aus einer Umfrage nach ERES 2023 war sehr positiv und unterstrich den Wert, eine Plattform für Forscher in der frühen Karriere zu bieten, um zu netzwerken und ihre Arbeiten zu teilen. Dank eines grosszügigen Stipendiums der Heising-Simons-Stiftung war die Teilnahme an der Konferenz kostenlos, es wurden Mahlzeiten und Unterkünfte angeboten, und Reisekosten wurden für diejenigen übernommen, die es benötigten.

Das Organisationsteam für ERES 2023 bestand aus freiwilligen Forschern in der frühen Karriere: sechs Doktoranden und zwei Postdoktoranden. Ziel dieses Artikels ist es, Einblicke in die Organisation einer solchen Konferenz aus der Sicht von Forschern in der frühen Karriere zu teilen. In verschiedenen Bereichen haben Wissenschaftler in der frühen Karriere ihre Erfahrungen bei der Organisation von Veranstaltungen geteilt, und dieser Artikel trägt zu dieser Diskussion in der Astronomie bei.

Das Organisationsteam fand viele Online-Ressourcen hilfreich bei der Planung der Veranstaltung. Dieser Artikel konzentriert sich auf wichtige Entscheidungen, die bei der Vorbereitung von ERES 2023 getroffen wurden. Es wird die Veranstaltung selbst, die logistische Planung, die Sortierung der Abstracts, die Logistik während der Konferenz, die gelernten Lektionen und zukünftige Pläne abdecken.

#ERES 2023 Symposium

Die ERES 2023 Konferenz fand von 18. bis 20. Juni 2023 an der Yale University statt. Alle Veranstaltungen wurden im Omni Hotel im Stadtzentrum von New Haven abgehalten. Einige Teilnehmer kamen am 18. Juni, während andere am folgenden Morgen anreisten. Die persönliche Teilnahme war für diese Konferenz erforderlich, und 106 Teilnehmer kamen aus 53 verschiedenen Institutionen aus vier Ländern.

Das Konferenzprogramm umfasste 37 mündliche Präsentationen und 64 Poster, mit Studenten, Doktoranden und Postdoktoranden. Die mündlichen Präsentationen fanden in einem grossen Raum statt, während die Poster während der gesamten Veranstaltung ausgestellt wurden. Es gab festgelegte Poster-Sessions während der Kaffeepausen.

Ein Panel zur beruflichen Entwicklung mit zwei erfahrenen Astronomen behandelte Themen wie den Aufbau eines professionellen Netzwerks und Tipps für Bewerbungen. Nach einer Reihe von Fragen konnten die Teilnehmer eigene Fragen stellen.

Alle Teilnehmer stimmten zu, einen Verhaltenskodex zu befolgen, der darauf abzielte, eine respektvolle und inklusive Atmosphäre zu schaffen. Mitglieder des Komitees standen während der gesamten Konferenz zur Verfügung, um Anliegen zu klären. Ein anonymes Meldesystem wurde ebenfalls bereitgestellt für diejenigen, die es bevorzugten.

Um Networking zu fördern, wurden Gruppenmahlzeiten für alle Teilnehmer angeboten. Eine freiwillige Quiznacht mit Preisen wurde als unterhaltsame soziale Veranstaltung organisiert. Den Teilnehmern wurde auch die Möglichkeit gegeben, an einer geführten Tour durch den Yale-Campus teilzunehmen.

Nach der Konferenz füllten die Teilnehmer ein Feedback-Formular aus, das zeigte, dass ERES 2023 erfolgreich Networking und wissenschaftliche Diskussionen unter den Anwesenden förderte.

#Vor-Konferenz Logistik

Die Planung von ERES war eine gemeinschaftliche Anstrengung, an der das Organisationsteam, die Astronomie-Abteilung von Yale, die Teilnehmer und die Heising-Simons-Stiftung beteiligt waren. Das Hauptziel war es, die Planung und Logistik zu vereinfachen. Ein Zeitplan, der im Herbst 2022 erstellt wurde, half dem Team, organisiert zu bleiben.

Kontinuität im Organisationsteam war entscheidend für den Erfolg von ERES 2023. Zwei Doktoranden, die im Komitee der vorherigen Konferenz waren, halfen, einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Ihre Erfahrung, zusammen mit der Unterstützung von Fakultätsmentoren, half, das Wesen von ERES zu bewahren.

Das Organisationsteam bestand aus fünf Doktoranden von Yale, einem ehemaligen Doktoranden von Penn State und einem Doktoranden sowie einem Postdoktoranden von Cornell. Diese Struktur ermächtigte Forscher in der frühen Karriere und gab ihnen echten Einfluss auf die Organisation. Fakultätsmentoren boten Unterstützung, traten aber nicht in den Vordergrund des Einflusses des Komitees.

Um die Zeit effektiv zu managen, mussten die Mitglieder des Organisationsteams nur an für ihre Aufgaben relevanten Besprechungen teilnehmen, mit Updates, die über einen Slack-Arbeitsbereich geteilt wurden. Im Februar 2023 hielt das gesamte Komitee ein persönliches Treffen ab, während kleinere Gruppen sich nach Bedarf trafen. Verantwortlichkeiten zwischen logistischen und wissenschaftlichen Komitees zu teilen, half, die Aufgaben effizient zu organisieren.

#Budgetverwaltung

Die meisten Konferenzteilnehmer befanden sich in den frühen Phasen ihrer Karriere, einschliesslich Studenten und Doktoranden. Das Ziel war es, Barrieren für die Teilnahme, insbesondere finanzielle, abzubauen. Die Heising-Simons-Stiftung unterstützte ERES mit einem Stipendium, das die Teilnahme kostenlos machte. Diese Finanzierung deckte Unterkunft und Mahlzeiten, die oft bei anderen Konferenzen nicht bereitgestellt werden.

Früh im Prozess debattierte das Organisationsteam, ob eine hybride Option für die Fernteilnahme angeboten werden sollte, entschied sich aber letztendlich darauf, sich darauf zu konzentrieren, das persönliche Erlebnis zu verbessern.

Trotz eines Rekordinteresses an ERES 2023, mit über 160 ursprünglichen Anmeldungen, wurde die Abbruchrate zu einer Herausforderung. Als die Konferenz begann, nahmen nur 106 Teilnehmer teil. Viele sagten kurz vor der Veranstaltung ab, was die logistische Planung komplizierte. Eine kleine Anmeldegebühr wurde diskutiert, um die Teilnahme zu ermutigen, aber diese Idee wurde aufgrund möglicher finanzieller Belastungen für die Teilnehmer beiseite gelegt.

Das Komitee nahm Anpassungen vor, um die hohe Anzahl an Anmeldungen zu berücksichtigen, einschliesslich der Modifizierung der Ankunftszeiten für lokale Teilnehmer und der Ermutigung zum Teilen von Zimmern. Letzte Budgetanpassungen wurden mit Unterstützung der Astronomie- und Physikabteilungen von Yale vorgenommen, um dem zusätzlichen Interesse an der Konferenz gerecht zu werden.

#Werbung und Kommunikation mit den Teilnehmern

ERES bewarb die Konferenz über soziale Medien und eine spezielle Website. Die Präsenz der Konferenz auf Plattformen wie X (früher Twitter) führte zu Tausenden von Aufrufen und Impressionen. Allerdings zeigte das Feedback der Teilnehmer, dass die meisten von ihnen durch Mundpropaganda von ERES erfahren hatten.

Um sich zu registrieren, mussten die Teilnehmer einem Slack-Arbeitsbereich beitreten, um alle Kommunikationen zu bündeln. Diese Wahl vereinfachte die Kommunikation und ermöglichte effiziente Updates und Koordination unter den Mitgliedern des Komitees.

Das Komitee verlangte von den Teilnehmern, dass sie ihre Reisen innerhalb von zwei Wochen nach ihrer Annahme buchen, um die Teilnehmerzahlen für Unterbringung und Verpflegung zu verwalten. Häufige Kommunikation über logistische Aspekte hielt die Klarheit bis zur Veranstaltung aufrecht. Ein zugewiesener Ansprechpartner für jeden Teilnehmer half, eine persönliche Verbindung herzustellen und Fragen effektiv zu klären.

#Organisation des wissenschaftlichen Programms

Der Abstract-Einreichungsprozess für ERES 2023 beinhaltete eine innovative doppelte Blindbewertung, um Vorurteile zu minimieren. Teilnehmer konnten ihr Interesse an mündlichen Präsentationen oder der Anzeige von Postern einreichen. Die hohe Anzahl an Anfragen für mündliche Präsentationen führte zu einem wettbewerbsorientierten Auswahlprozess.

Das Organisationsteam entwickelte ein Verfahren zur Überprüfung der eingereichten Abstracts mit Google Sheets und einem Python-Skript. Dieser Prozess stellte sicher, dass Abstracts anonymisiert und fair von zufällig ausgewählten Komiteemitgliedern bewertet wurden. Die Bewertungen konzentrierten sich auf mehrere Schlüsselkriterien, und die Punkte wurden normalisiert, um unterschiedliche Tendenzen der Gutachter zu berücksichtigen.

Das Programm beinhaltete ein Gleichgewicht zwischen mündlichen Präsentationen und Posterausstellungen. Das Komitee entschied im Voraus, welche wissenschaftlichen Themen basierend auf den eingereichten Abstracts abgedeckt werden sollten.

Das Feedback deutete darauf hin, dass zukünftige Organisationsteams davon profitieren könnten, nicht im Komitee befindliche Mitglieder in den Bewertungsprozess einzubeziehen, um das Engagement der Gemeinschaft zu erweitern.

#Vorbereitung des KarrierPanels

Die Konferenz bot ein Panel zur beruflichen Entwicklung, das auf die Bedürfnisse der Teilnehmer in der frühen Karriere zugeschnitten war. Dieses Panel umfasste vielfältige Referenten, die verschiedene Karrierewege diskutierten. Der Inhalt wurde in Absprache mit den Panelisten entwickelt, um die Relevanz sicherzustellen, und das Format erlaubte ausreichend Zeit für Fragen aus dem Publikum.

Insgesamt zeigte das Feedback der Teilnehmer eine positive Aufnahme der Paneldiskussionen. Zukünftige Konferenzen könnten von ähnlichen Panels profitieren, die wichtige Gespräche über die Karriereentwicklung ermöglichen.

#Durchführung der Konferenz

Um bei ERES 2023 ein reibungsloses Erlebnis zu gewährleisten, war die logistische Planung entscheidend. Die Veranstaltungen fanden im selben Hotel statt, um den Zugang zu vereinfachen. Diese Designentscheidung erleichterte den Teilnehmern die Teilnahme an allen geplanten Aktivitäten.

Bei ihrer Ankunft wurden die Teilnehmer begrüsst und erhielten Materialien wie Namensschilder und Notizbücher, was den Ton für die Veranstaltung positiv setzte. Ein Pilotenprogramm sah vor, dass Freiwillige unter den Teilnehmern als Sitzungsleiter fungierten, was das Gemeinschaftsgefühl der Konferenz weiter förderte.

Nach jeder mündlichen Sitzung gaben die Komiteemitglieder Anweisungen für die bevorstehenden Veranstaltungen, was half, die Konferenz im Zeitplan zu halten. Ausserdem wurden „Rückerstattungsbürozeiten“ während des Mittagessens angeboten, damit Teilnehmer Fragen zu Rückerstattungsprozessen klären konnten.

#Nach der Konferenz: Gelerntes

Während ERES 2023 erfolgreich darin war, Diskussionen und den Aufbau einer Gemeinschaft zu fördern, gibt es noch Verbesserungsbedarf in einigen Bereichen. Das Feedback zeigte, dass nicht alle Teilnehmer an der Nachkonferenzumfrage teilnahmen, und es werden Anstrengungen unternommen, um die Rücklaufquote für zukünftige Konferenzen zu erhöhen.

Darüber hinaus zeigte das Feedback, dass das Layout des Konferenzortes die Sichtbarkeit für einige Teilnehmer beeinträchtigte. Zukünftige Organisationsteams könnten davon profitieren, gründliche Begehungen des Veranstaltungsortes durchzuführen, um optimale Anordnungen sicherzustellen.

Die Abbruchrate vor der Veranstaltung offenbarte die Notwendigkeit einer besseren Kommunikation über die Bedeutung der Teilnahme. Das Organisationsteam wird daran arbeiten, während der Registrierung ein Gefühl von Engagement und Kameradschaft zu vermitteln, um Last-Minute-Stornierungen zu reduzieren.

#Fazit und Ausblick

In den acht Jahren hat sich ERES zu einer bedeutenden Veranstaltung für Forscher in der frühen Karriere im Bereich der Exoplanetenforschung entwickelt. Das Organisationsteam freut sich darauf, diese selbstorganisierte Struktur fortzusetzen und potenzielle Kooperationen mit professionellen Gesellschaften zu erkunden.

Wichtige Erkenntnisse aus der Planung und Durchführung von ERES sind:

1. Die Fähigkeiten, die für die Organisation einer Konferenz benötigt werden, überschneiden sich mit denen, die in akademischen und industriellen Karrieren verwendet werden, wie Projektmanagement und Teamarbeit.
2. Zugänglichkeit ist entscheidend für Konferenzen in der frühen Karriere. ERES hat aufgrund der finanziellen Unterstützung von Stiftungen und gastgebenden Institutionen floriert.
3. Kontinuität in den Organisationsteams bewahrt wichtige Kenntnisse von Jahr zu Jahr und erleichtert eine effektive Planung.
4. Das Engagement der Teilnehmer ist entscheidend für die Schaffung einer einladenden und professionellen Umgebung.

Das positive Feedback der Teilnehmer hebt ERES als eine wertvolle Plattform für Networking und Zusammenarbeit unter Wissenschaftlern in der frühen Karriere hervor. Das Organisationsteam ist gespannt auf zukünftige Veranstaltungen und freut sich darauf, dass andere Forscher für Ratschläge zur Organisation ähnlicher Konferenzen in Kontakt treten. Initiativen wie ERES spielen eine wesentliche Rolle bei der Förderung einer inklusiven Gemeinschaft und dem Fortschritt der Forschung. Indem sie gemeinsam als Gemeinschaft arbeiten, können Forscher in der frühen Karriere ihr Wissen erweitern und Neugier wecken, die wissenschaftliche Entdeckungen vorantreibt.