Rendre la mise en forme conditionnelle plus simple dans les feuilles de calcul

Beaucoup de gens utilisent des tableurs comme Excel pour gérer et analyser des données. Une fonctionnalité utile dans ces programmes, c'est la possibilité de définir des règles de formatage basées sur les valeurs des données. Par exemple, un utilisateur pourrait vouloir que tous les nombres négatifs dans une colonne soient colorés en rouge ou rendre les lignes en gras là où il n'y a pas d'erreurs. Cependant, écrire ces règles peut être compliqué pour ceux qui ne sont pas familiers avec la programmation.

Pour résoudre ce problème, un nouveau système a été développé pour créer automatiquement ces règles de formatage à partir d'exemples d'utilisateur. Ce système prend quelques exemples de l'utilisateur et apprend les meilleures règles de formatage qui peuvent ensuite être appliquées au reste des données dans le tableur.

#Le défi du formatage conditionnel

Beaucoup d'utilisateurs ont du mal à créer des règles de formatage conditionnel dans les tableurs. Une recherche dans les forums d'aide en ligne montre des milliers de questions sur ce sujet. Les principaux problèmes rencontrés par les utilisateurs incluent :

1. Manque de connaissance : Beaucoup d'utilisateurs ne savent pas qu'ils peuvent créer des règles de formatage conditionnel et finissent par formater leurs feuilles de calcul manuellement.

2. Règles incorrectes : Quand les utilisateurs essaient de rédiger leurs propres règles, ils font souvent des erreurs. Par exemple, ils pourraient utiliser le mauvais type de symboles ou de logique, ce qui fait échouer la règle et leur demandent de formater la feuille à la main.

3. Règles complexes : Même quand les utilisateurs écrivent des règles qui fonctionnent, elles peuvent devenir trop compliquées. Ça peut les rendre difficiles à comprendre et à modifier par la suite. Parfois, ces règles ne s'appliquent pas correctement quand de nouvelles données sont ajoutées.

#Une erreur typique

Par exemple, un utilisateur pourrait créer une règle qui évalue toujours à faux parce qu'il compare une cellule à la chaîne de caractères "5" au lieu du nombre 5. En conséquence, aucune cellule n'est colorée, et l'utilisateur doit formater la feuille manuellement.

#Le nouveau système

Le nouveau système s'appelle Formatage Conditionnel par Exemples. Il permet aux utilisateurs de générer automatiquement une règle de formatage à partir de quelques exemples, aidant à réduire les difficultés précédemment mentionnées. Le système fonctionne en prenant les exemples de l'utilisateur et en apprenant la règle de formatage la plus probable qui peut être appliquée au reste de la colonne.

#Comment fonctionne le système

1. Exemples Utilisateur : Les utilisateurs commencent par formater quelques cellules de la manière dont ils souhaitent que les autres cellules soient formatées. Ça peut prendre juste un exemple pour des formats simples mais peut nécessiter quelques exemples de plus pour des colonnes numériques.

2. Suggestions de Règles : Le système peut suggérer des règles de formatage basées sur les exemples fournis. Les utilisateurs peuvent choisir d'appliquer la première suggestion ou de regarder plusieurs options pour voir laquelle correspond le mieux à leurs besoins.

3. Apprentissage et Mise à Jour : Les utilisateurs peuvent améliorer les règles en fournissant plus d'exemples. Si la règle initiale ne répond pas à leurs attentes, ils peuvent ajuster le formatage et donner de nouveaux exemples pour que le système apprenne.

#L'interface utilisateur

L'interface de ce système est conçue pour être conviviale. Elle apparaît comme un add-in dans Excel, permettant aux utilisateurs d'accéder facilement à la fonctionnalité. Voici comment ça fonctionne :

1. Fournir des exemples : Les utilisateurs formatent des cellules spécifiques en fonction de ce qu'ils souhaitent. Par exemple, ils pourraient formater une colonne de services en remplissant en jaune pour tous les services de livraison.

2. Apprentissage des règles de formatage : Une fois les exemples fournis, les utilisateurs peuvent soit choisir une règle dans une liste des meilleures suggestions soit laisser le système appliquer automatiquement la règle la plus adaptée à toute la colonne.

3. Mise à jour des règles : Les utilisateurs peuvent continuer à peaufiner les règles en ajoutant plus d'exemples ou en modifiant les règles existantes pour mieux répondre à leurs besoins.

#Avantages du système

Ce système a plusieurs avantages pour les utilisateurs, qu'ils soient expérimentés ou qu'ils commencent à peine avec les tableurs :

• Pour les utilisateurs novices : Ceux qui ne sont pas familiers avec le formatage conditionnel peuvent facilement apprendre à l'utiliser grâce à des exemples simples et des conseils du système.

• Pour les utilisateurs expérimentés : Les utilisateurs plus avancés peuvent tirer parti des suggestions comme point de départ, leur permettant de se concentrer sur des tâches de formatage plus complexes sans être submergés par les détails de rédaction des règles.

#Le processus de génération de règles

Le système emploie plusieurs étapes pour générer et apprendre des règles efficacement :

1. Génération de prédicats : Il examine les propriétés des valeurs de cellules pour créer des déclarations simples qui décrivent ce qui doit être formaté. Par exemple, il pourrait créer une règle qui dit "surbrillance des cellules supérieures à 10."

2. Regroupement : Le système regroupe des exemples similaires pour mieux comprendre quel formatage doit s'appliquer à différentes sections des données.

3. Création de règles candidates : Il génère des règles possibles qui peuvent être testées par rapport aux données pour voir comment elles fonctionnent.

4. Classement des règles : Le système classe les règles générées en fonction de la manière dont elles s'adaptent aux données fournies, présentant les meilleures options à l'utilisateur.

#Application dans le monde réel

Le système a été démontré à l'aide d'un classeur qui incluait divers ordres de travail. Il contient des détails tels que l'ID de commande, le lieu et le type de service. Les utilisateurs ont fourni quelques exemples de formatage et ont rapidement reçu des suggestions de règles qui pouvaient s'appliquer à l'ensemble des données.

Par exemple, si l'utilisateur voulait mettre en surbrillance des ordres de travail de districts spécifiques, il formaterait quelques cellules comme exemples et laisserait le système suggérer des règles appropriées. Cela permet d'économiser un temps considérable par rapport à la méthode traditionnelle de rédaction de règles complexes à partir de zéro.

#Deux flux de travail différents

Le système peut fonctionner de deux manières principales :

1. Suggestions demandées par l'utilisateur : Les utilisateurs fournissent activement des exemples de formatage, et le système apprend les règles en fonction de ces exemples.

2. Suggestions en arrière-plan : Le système peut fonctionner en arrière-plan pendant que les utilisateurs continuent à éditer leurs tableurs. Une fois qu'il a appris suffisamment des actions de l'utilisateur, il peut proposer des règles sans être explicitement demandé. Cette approche est particulièrement utile pour les utilisateurs qui ne sont peut-être pas au courant des options de formatage conditionnel.

#Conclusion

En résumé, ce nouveau système offre un moyen facile pour les utilisateurs de créer des règles de formatage conditionnel dans leurs tableurs. En apprenant à partir de quelques exemples, il aide à atténuer les luttes courantes et facilite la gestion et la présentation des données de manière efficace. Avec des options d'apprentissage actives et passives, les utilisateurs de tous niveaux de compétence peuvent bénéficier de meilleures capacités de formatage dans leurs tableurs.