KI für effizientes Prozessmodellieren nutzen

In vielen Unternehmen ist die Erstellung von Prozessmodellen wichtig, um zu verbessern, wie sie arbeiten. Das gilt besonders für grosse Organisationen, in denen viele verschiedene Teams effizient zusammenarbeiten müssen. In diesem Artikel besprechen wir eine Fallstudie, die zeigt, wie Large Language Models (LLM) Unternehmen helfen können, bessere Prozessmodelle zu erstellen.

#Was sind Prozessmodelle?

Prozessmodelle sind visuelle Darstellungen der Schritte, die in einem Geschäftsprozess involved sind. Sie helfen den Mitarbeitern, zu verstehen, wie die Dinge laufen, heben potenzielle Probleme hervor und verbessern die Effizienz. Zum Beispiel, wenn ein Team die Arbeit an ein anderes übergeben muss, kann ein klares Modell die notwendigen Schritte und Verantwortlichkeiten zeigen.

#Die Herausforderung der Prozessmodellierung

Trotz der Wichtigkeit der Prozessmodellierung dauert es oft viel Zeit und Mühe, diese Modelle zu erstellen. Die Mitarbeiter verbringen häufig viel Zeit damit, nach Dokumenten zu suchen und Informationen über bestehende Prozesse zu sammeln. Dieser Kampf kann zu Frustration, Fehlern und Zeitverschwendung führen, was schliesslich die Effizienz des Unternehmens schädigt.

#Die Rolle von Large Language Models

Large Language Models, wie die mit künstlicher Intelligenz entwickelten, können auf viele Arten helfen. Sie können riesige Mengen an Text schnell analysieren und hilfreiche Antworten generieren. Diese Fähigkeit kann besonders nützlich für Mitarbeiter sein, die an der Erstellung von Prozessmodellen beteiligt sind. Zum Beispiel, wenn ein Modellierer spezifische Schritte in einem Prozess wissen muss, kann er das LLM nach Details fragen. Das Modell kann dann schnell eine Zusammenfassung basierend auf vorhandenen Dokumentationen bereitstellen.

#Die Fallstudie: Hilti Group

In unserer Studie haben wir uns auf die Hilti Group konzentriert, ein internationales Unternehmen, das für seine Werkzeuge und Technologien in der Bauindustrie bekannt ist. Mit tausenden von Mitarbeitern in mehreren Ländern steht Hilti vor einzigartigen Herausforderungen in der Prozessverwaltung. Um zu erkunden, wie LLM helfen kann, haben wir einen speziellen Chatbot entwickelt, der auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

#Erkenntnisse von den Mitarbeitern sammeln

Bevor wir den Chatbot erstellt haben, wollten wir die Schmerzpunkte der Prozessmodellierer bei Hilti verstehen. Durch Interviews mit zehn Mitarbeitern entdeckten wir kritische Probleme. Viele Mitarbeiter berichteten, dass sie viel Zeit mit der Suche nach Aufzeichnungen und Dokumentationen verbringen, bevor sie ihre Modellierungsaufgaben starten. Die meisten von ihnen äusserten, dass die vorhandene Dokumentation oft unklar und nicht aktuell war.

#Den Chatbot erstellen

Mit den Erkenntnissen aus den Interviews haben wir den Chatbot entwickelt, um den Mitarbeitern bei der Erstellung von Prozessmodellen zu helfen. Dieser Chatbot ist so konzipiert, dass er spezifische Anfragen versteht und relevante Informationen aus Hilti's internen Dokumenten bereitstellt. Dadurch wollten wir den Prozess straffen und es den Modellierern erleichtern, schnell die Informationen zu finden, die sie brauchen.

#Den Chatbot testen

Nach der Entwicklung des Chatbots haben wir eine Benutzerstudie durchgeführt. Wir haben dieselben Mitarbeiter eingeladen, den Chatbot zu testen und Feedback zu seiner Nützlichkeit zu geben. Sie wurden gebeten, verschiedene Eingaben zu erstellen, die ihre täglichen Aufgaben als Prozessmodellierer simulierten. Ihre Erfahrungen und Vorschläge waren entscheidend, um zu verstehen, wie gut der Chatbot ihre Bedürfnisse erfüllte.

#Die Ergebnisse bewerten

Die Teilnehmer reagierten generell positiv auf den Chatbot. Viele sagten, sie würden ihn oft nutzen, um bei ihren Modellierungsaufgaben zu helfen. Sie hatten das Gefühl, dass er ihre Arbeit einfacher und schneller machte. Es gab jedoch auch Kommentare zu Verbesserungsbereichen, was für die nächsten Schritte in der Entwicklung wichtig ist.

#Für den Erfolg organisieren

Um sicherzustellen, dass der Chatbot gut funktioniert, haben wir umreissen, wie er innerhalb des Unternehmens genutzt werden soll. Dazu gehört ein Team, das die Entwicklung und Wartung des Chatbots überwacht. Die Prozessmodellierer müssen eng mit diesem Team zusammenarbeiten, um Feedback zu geben und sicherzustellen, dass der Chatbot sich ständig verbessert.

#Die Bedeutung von Feedback

Kontinuierliches Feedback ist entscheidend für den Erfolg des Chatbots. Das Governance-Team sollte überwachen, wie der Chatbot funktioniert und notwendige Massnahmen ergreifen, um ihn im Laufe der Zeit zu verbessern. Diese Zusammenarbeit kann helfen, ein besseres System zu schaffen, in dem sowohl die Modellierer als auch der Chatbot voneinander lernen.

#Aus der Fallstudie lernen

Aus dieser Studie haben wir mehrere wichtige Punkte gelernt, die für Unternehmen, die ähnliche Technologien implementieren möchten, wertvoll sein können:

1. Die Bedürfnisse der Mitarbeiter verstehen: Es ist wichtig, den Mitarbeitern zuzuhören, was ihre Herausforderungen angeht. Das hilft, Werkzeuge zu entwerfen, die direkt ihre Anliegen ansprechen.

2. Kontinuierliche Verbesserung: Regelmässige Aktualisierungen des Chatbots basierend auf dem Feedback der Nutzer sind wichtig für die Aufrechterhaltung seiner Effektivität.

3. Kollaborativer Ansatz: Ein engagiertes Team zur Unterstützung des Chatbots stellt sicher, dass es den Bedürfnissen der Organisation entspricht und sich mit ihnen weiterentwickelt.

4. Schulung und Bewusstsein: Die Mitarbeiter darüber aufzuklären, wie sie den Chatbot am besten nutzen können, kann ihre Erwartungen und die allgemeine Zufriedenheit mit dem Tool verbessern.

#Einschränkungen der Studie

Obwohl die Ergebnisse vielversprechend sind, gibt es Einschränkungen zu beachten. Die Studie wurde hauptsächlich am Hauptsitz von Hilti durchgeführt, was möglicherweise nicht die Erfahrungen von Mitarbeitern in anderen Regionen widerspiegelt. Ausserdem basiert der Chatbot auf spezifischen Daten und könnte nicht alle Nuancen von Hilti's vielfältigen Betriebsabläufen einbeziehen.

#Fazit

Diese Fallstudie zeigt das Potenzial von Large Language Models, die Aufgaben der Prozessmodellierung in grossen Organisationen wie Hilti zu optimieren. Indem wir die spezifischen Bedürfnisse der Prozessmodellierer ansprechen und eine unterstützende Struktur schaffen, können Unternehmen ihre Effizienz und Zusammenarbeit erheblich verbessern. Während Organisationen nach Möglichkeiten suchen, KI-Technologie zu nutzen, können die aus dieser Forschung gewonnenen Erkenntnisse zukünftige Bemühungen zur Verbesserung der Geschäftsprozesse leiten.

#Zukünftige Richtungen

Während immer mehr Unternehmen LLMs für die Prozessmodellierung in Betracht ziehen, ist weitere Forschung erforderlich, um besser zu verstehen, wie sie effektiv in verschiedenen organisatorischen Kontexten implementiert werden können. Dazu gehört die Erweiterung von Benutzerstudien, um eine breitere Palette von Mitarbeitererfahrungen einzubeziehen und sicherzustellen, dass alle relevanten Unternehmensdokumentationen in das System integriert sind.

Die Entwicklung von LLMs bietet Unternehmen eine spannende Möglichkeit, ihre Abläufe zu modernisieren und zu verbessern, wie sie ihre Geschäftsprozesse verwalten. Indem Organisationen einen durchdachten, benutzerzentrierten Ansatz verfolgen, können sie Werkzeuge schaffen, die die Produktivität wirklich steigern und ihre Mitarbeiter unterstützen, ihre Ziele zu erreichen.