ERES 2023カンファレンスのインサイト

エキソプレネット科学の新進研究者（ERES）カンファレンスは2015年に始まった。これは天文学、天体物理学、惑星科学の初期キャリアの科学者たちに、自分の研究を共有し、他の人と出会い、新しいパートナーシップを結ぶ機会を提供している。このカンファレンスは初期キャリアの研究者によって運営されていて、参加者や運営者にとって特別な体験になっている。

2023年、ERESはコネチカット州ニューヘイブンで8回目の開催を行った。このイベントには3日間のプログラムに100人以上の参加者が集まり、プレゼンテーションやディスカッションが行われた。この記事は、他の初期キャリアの科学者が自分たちのカンファレンスを開催するのに役立つよう、運営委員会の体験を共有するもので、フェアでインクルーシブなイベントの開催についてのベストプラクティスの議論を続けることも目指している。

カンファレンスに参加することは学術キャリアを成長させる重要な部分だ。初期キャリアの研究者、特に学部生や大学院生、ポスドクの人たちにとって、これらのイベントは公衆の前で話すスキルやネットワーキングを築くための重要な機会だ。ERESは2015年にコーネル大学、ペンステート大学、イェール大学の大学院生たちによって始まった。最初の数回のカンファレンスはコストや他の問題のためにこれらの大学に限定されていたが、後に世界中からの参加者を受け入れるようになった。最近の数年間で、ERESは大きく成長し、2022年と2023年のカンファレンスはそれぞれ85人と106人の参加者を集めた。

ERESのユニークな点は、運営委員会が完全に初期キャリアの研究者で構成されていることだ。これには、カンファレンスの運営に不慣れなメンバーが多く、いくつかの課題があるが、メリットも大きい。カンファレンスの内容が参加者にとってより関連性のあるものになり、委員会のメンバーは貴重な組織スキルを得られる。ピア主導の委員会の一員でいることでコミュニティ感が育まれ、カンファレンスが全員にとってより歓迎されるものになる。

ERES 2023の後に行ったアンケートのフィードバックは非常にポジティブで、初期キャリアの研究者がネットワークを築き、自分の研究を共有するためのプラットフォームを提供する価値を強調していた。ハイジング・シモンズ財団からの寛大な助成金のおかげで、カンファレンスは無料で参加でき、食事や宿泊も提供され、必要な人には交通費もカバーされた。

ERES 2023の運営委員会にはボランティアとしての初期キャリアの研究者が含まれていて、6人の大学院生と2人のポスドクがいた。この記事の目的は、初期キャリアの研究者の視点からこのようなカンファレンスを組織する洞察を共有することだ。さまざまな分野で初期キャリアの科学者たちがイベントの組織経験を共有しており、この記事は天文学におけるその議論に貢献する。

運営委員会は、イベントの計画に役立つ多くのオンラインリソースを見つけた。この記事では、ERES 2023の準備において行った重要な決定について焦点を当てる。イベントそのもの、ロジスティクスの計画、アブストラクトの整理、カンファレンス中の物流、学んだ教訓、今後の計画についてカバーする。

#ERES 2023シンポジウム

ERES 2023カンファレンスは2023年6月18日から6月20日にかけてイェール大学で行われた。すべてのイベントはニューヘイブンのオムニホテルで開催された。参加者の中には6月18日に到着した人もいれば、翌朝に来た人もいた。今回のカンファレンスは対面参加が必要で、106人の参加者が4カ国の53の異なる機関から集まった。

カンファレンスプログラムには37の口頭発表と64のポスターが含まれていて、学部生、大学院生、ポスドク研究者が発表した。口頭発表は1つのメインルームで行われ、ポスターはイベント全体に展示された。コーヒーブレイク中には専用のポスターセッションもあった。

2人の経験豊富な天文学者によるプロフェッショナル開発パネルでは、プロフェッショナルネットワークの構築や就職活動のヒントなどのトピックがカバーされた。質問のセットの後、参加者は自分の質問をすることができた。

すべての参加者は、敬意とインクルーシブな雰囲気を作ることを目的とした行動規範に従うことに同意した。委員会のメンバーは、カンファレンス中に懸念に対処するためにいつでも対応していた。また、匿名の報告フォームも提供された。

ネットワーキングを促進するために、参加者全員にグループ食事が提供された。楽しい社交イベントとして賞品付きのトリビアナイトも開催された。参加者にはイェールキャンパスのガイドツアーに参加する機会も与えられた。

カンファレンス後、参加者はフィードバックフォームに記入し、ERES 2023が成功裏にネットワーキングと科学的な議論を促進したことを示した。

#カンファレンス前のロジスティクス

ERESの計画は、運営委員会、イェール大学の天文学部、参加者、ハイジング・シモンズ財団の協力による共同作業だった。主な目標は、計画とロジスティクスを簡素化することだった。2022年秋に設定されたタイムラインが、チームの整理を助けた。

運営委員会の継続性は、ERES 2023の成功にとって重要だった。前年度のカンファレンスに参加していた2人の大学院生が、スムーズな移行を確保するのを助けた。彼らの経験と教授メンターのサポートが、ERESの本質を維持するのに役立った。

運営委員会は、イェール大学の大学院生5人、ペンステート大学の元大学院生1人、コーネル大学の大学院生1人、ポスドク1人で構成されていた。この構造は初期キャリアの研究者を力づけ、彼らが組織に対して実際に意見を持つことを可能にした。教授メンターはサポートを提供したが、委員会の影響を上回ることはなかった。

時間を効果的に管理するため、運営委員会のメンバーは自分のタスクに関連する会議だけに出席し、Slackワークスペースで更新が共有された。2023年2月には、全体の委員会が対面で会議を開き、必要に応じて小グループが会合を持った。ロジスティクス委員会と科学委員会に責任を分けることで、効率的にタスクを整理できた。

#予算管理

ほとんどのカンファレンス参加者はキャリアの初期段階にあり、学部生や大学院生が含まれていた。出席の障壁、特に財政的な障壁を排除することが目標だった。ハイジング・シモンズ財団がERESを支援する助成金を提供し、参加費が無料になった。この資金は宿泊施設や食事をカバーし、他のカンファレンスでは提供されないことが多い。

初期に、運営委員会はリモート参加のハイブリッドオプションを提供するべきかどうか議論したが、最終的には対面体験を強化することに集中することに決めた。

ERES 2023には過去最大の関心が寄せられ、初期登録者は160人を超えたが、参加者の減少が課題になった。カンファレンスが始まる頃には106人だけが参加した。多くの参加者がイベント直前にキャンセルし、ロジスティクスの計画が複雑になった。参加を促すために小さな登録デポジットを設ける案もあったが、参加者への金銭的な負担の可能性からこのアイデアは却下された。

委員会は参加者の多さに対応するために調整を行い、地元参加者の到着時間を変更したり、部屋のシェアを促したりした。最終的な予算調整は、イェール大学の天文学部と物理学部のサポートを受けて、カンファレンスへの関心の高まりを管理した。

#プロモーションと参加者コミュニケーション

ERESはソーシャルメディアと専用ウェブサイトを通じてカンファレンスを宣伝した。X（旧Twitter）などのプラットフォームでのカンファレンスの存在は、何千ものビューやインプレッションを生んだ。しかし、参加者のフィードバックによると、ほとんどの参加者がERESを口コミで知ったとのこと。

参加登録をするために、参加者はすべてのコミュニケーションのためにSlackワークスペースに参加する必要があった。この選択はコミュニケーションを簡素化し、委員会メンバー間の効率的な更新と調整を可能にした。

委員会は、参加者に宿泊施設や食事の管理のために受理から2週間以内に旅行を予約させる必要があった。ロジスティクスについての頻繁なコミュニケーションは、イベントの前に明確さを保つのに役立った。各参加者に割り当てられた連絡先が個人的なつながりを促進し、質問に効果的に対応できるようにした。

#科学プログラムの組織

ERES 2023のアブストラクト提出プロセスは、バイアスを制限するための革新的なダブルブラインドレビューを含んでいた。参加者は口頭発表またはポスター展示の興味を提出することができた。口頭発表のリクエストが多く、競争の激しい選考プロセスが必要になった。

運営委員会は、提出されたアブストラクトをレビューする手順をGoogleシートとPythonスクリプトを使用して開発した。このプロセスにより、アブストラクトは匿名化され、ランダムに選ばれた委員によって公正に評価された。レビューは、いくつかの重要な基準に焦点を当て、異なるレビューアの傾向を考慮してスコアを正規化した。

プログラムには口頭発表とポスター展示のバランスが含まれていた。委員会は、提出されたアブストラクトに基づき、どの科学的トピックをカバーするかを事前に決定した。

フィードバックからは、将来の運営委員会がレビュー過程に非委員メンバーを含めることでコミュニティの参加を広げることができるという意見があった。

#キャリアパネルの準備

カンファレンスでは初期キャリアの参加者のニーズに応じたプロフェッショナル開発パネルが特徴だった。このパネルには異なるキャリアパスについて議論する多様なスピーカーが参加した。内容はパネリストと相談しながら開発され、形式も十分な質問の時間を確保できるようにされた。

全体として、参加者のフィードバックはパネルディスカッションに対して好意的だった。将来のカンファレンスはキャリア開発に関する重要な議論を促進する同様のパネルから利益を得るだろう。

#カンファレンスの実行

ERES 2023でスムーズな体験を確保するためには、ロジスティクスの計画が重要だった。すべてのイベントは同じホテルで行われ、アクセスを簡素化した。このデザイン選択により、参加者がすべての予定された活動に参加しやすくなった。

到着時に、参加者は迎えられ、名札やノートなどの材料を渡され、イベントのポジティブな雰囲気が作られた。参加者の中からボランティアがセッションチェアとして機能するパイロットプログラムも行われ、さらにカンファレンスのコミュニティオーナーシップが促進された。

各口頭セッション後、委員会メンバーは今後のイベントについての指示を提供し、カンファレンスが予定通り進行するのを助けた。また、参加者が経費精算プロセスについての質問を明確にするための「経費精算オフィスアワー」もランチ時に提供された。

#カンファレンス後：学んだ教訓

ERES 2023は議論やコミュニティビルディングを促進することに成功したが、いくつかの改善点も残っている。フィードバックによると、すべての参加者がポストカンファレンスのアンケートに参加したわけではなく、将来のカンファレンスでは回答率を上げる取り組みがなされるだろう。

また、フィードバックからカンファレンス会場のレイアウトが一部参加者の視認性に影響を及ぼしたことが明らかになった。将来の運営委員会は、最適な配置を確保するために会場の徹底したウォークスルーを行うことが有益である。

イベント前の減少率は、出席の重要性についてのより良いコミュニケーションの必要性を示していた。運営委員会は、登録時に出席へのコミットメントと友情の感覚を伝えるよう努め、直前キャンセルを減少させるつもりだ。

#結論と今後の展望

ERESは8年間で初期キャリアのエキソプレネット研究者にとって重要なイベントに進化してきた。運営委員会は、この自己組織化された構造を維持しつつ、プロフェッショナル団体とのコラボレーションの可能性を探ることを楽しみにしている。

ERESの計画と実行から得られた重要な教訓は次の通りだ：

1. カンファレンスを組織するために必要なスキルは、プロジェクト管理やチームワークなど、学術および産業キャリアで使用されるスキルと重なる。
2. アクセシビリティは初期キャリアのカンファレンスにとって重要だ。ERESは財団やホスト機関からの財政的支援のおかげで成長している。
3. 組織委員会の継続性は、重要な知識を年から年へと保持し、効果的な計画を促進する。
4. 参加者の積極的な参加は、歓迎され、プロフェッショナルな環境を作るために重要だ。

参加者からのポジティブなフィードバックは、初期キャリアの科学者たちのネットワーキングやコラボレーションのための貴重なプラットフォームとしてERESを際立たせている。運営委員会は今後のイベントを楽しみにしており、同様のカンファレンスを組織するためのアドバイスで他の研究者とつながることを歓迎している。ERESのような取り組みは、インクルーシブなコミュニティを育て、研究を進める上で重要な役割を果たしている。初期キャリアの研究者たちが協力することで、知識を広げ、科学的発見を推進する好奇心を生み出すことができる。