AB-BPM: Un Nuovo Metodo per il Miglioramento dei Processi

I processi aziendali sono fondamentali per come le organizzazioni creano valore e offrono prodotti o servizi. Migliorare questi processi aiuta a guadagnare un vantaggio sui concorrenti e ad aumentare l'efficienza, il che a sua volta aumenta la soddisfazione del cliente. Il Business Process Improvement (BPI) è una parte importante del Business Process Management (BPM). Il BPM riguarda la supervisione di come viene svolto il lavoro in un'organizzazione per garantire coerenza e per individuare opportunità di miglioramento.

Negli ultimi anni, i principi del DevOps, che uniscono sviluppo e operazioni, sono stati suggeriti come un modo per supportare il miglioramento continuo nei processi aziendali. Un nuovo approccio chiamato AB-BPM combina l'AB testing, comunemente usato nello sviluppo software, con il reinforcement learning per accelerare il processo di miglioramento e aumentare la qualità dei risultati. Questo articolo esamina come gli esperti del settore vedono il metodo AB-BPM, esplorando i requisiti, i rischi, le opportunità e altri fattori legati a questo approccio.

#Comprendere l'AB Testing e il Reinforcement Learning

L'AB testing consiste nel confrontare diverse versioni di un prodotto o processo per vedere quale funziona meglio. In un ambiente di produzione, le aziende testano nuove funzionalità rispetto a quelle esistenti assegnando casualmente gli utenti a ciascun gruppo e misurando le metriche di prestazione chiave. Le nuove versioni vengono adottate completamente solo se i dati del test supportano un'ipotesi di miglioramento.

A differenza dei metodi tradizionali di BPI, che spesso seguono una sequenza rigida e possono ignorare i fallimenti, l'AB-BPM consente maggiore flessibilità. Integra il reinforcement learning, dove un agente impara a prendere decisioni basate sulle ricompense delle proprie azioni. Durante l'AB testing, questo significa che le richieste in arrivo possono essere indirizzate alla versione del processo che funziona meglio in tempo reale.

Tradizionalmente, valutare il successo di un cambiamento di processo comporta esaminare le metriche di prestazione prima e dopo. Tuttavia, i fattori ambientali possono distorcere i risultati. La necessità di convalidare i miglioramenti più rapidamente ha portato all'idea di applicare l'AB testing ai processi aziendali, insieme al reinforcement learning, per catturare meglio i dati di prestazione in tempo reale.

#Focus della Ricerca e Insight degli Esperti

Il focus di questa ricerca era raccogliere opinioni da esperti di BPM riguardo al metodo AB-BPM. La domanda principale esplorata era: Cosa pensano gli esperti del settore dell'AB-BPM e quali implicazioni ha questo per lo sviluppo futuro della metodologia e dei suoi strumenti?

Per rispondere a questa domanda, sono stati intervistati e sondati esperti di una grande azienda di software aziendale. L'obiettivo era comprendere le loro opinioni sull'impatto del metodo, vantaggi, sfide, rischi percepiti, fattibilità tecnica e requisiti software di supporto.

#Il Panorama Attuale del Miglioramento dei Processi Aziendali

Le organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni o dall'industria, intraprendono varie attività per raggiungere risultati specifici, sia producendo beni che offrendo servizi. Queste attività seguono spesso processi standardizzati, il che significa che sono documentate e ripetute in modo simile.

Il BPI è centrale nel BPM. Tuttavia, i metodi tradizionali tendono a essere lineari e non affrontano adeguatamente fallimenti o battute d'arresto. Invece di trattare i fallimenti come punti di apprendimento, vengono spesso visti come inconvenienti che richiedono un rifacimento completo del ciclo di miglioramento del processo.

L'AB testing offre un modo più dinamico per valutare l'impatto delle modifiche. Testando variazioni in un ambiente dal vivo, le organizzazioni possono vedere rapidamente quali modifiche portano a una migliore prestazione. Tuttavia, nel BPM, l'AB testing non è stato utilizzato estensivamente, specialmente in progetti a lungo termine e ad alto rischio.

#Insight sull'AB-BPM dagli Esperti del Settore

Gli esperti sono stati per lo più positivi riguardo all'approccio AB-BPM. Molti hanno notato che, sebbene alcune aziende abbiano provato a testare in modo strutturato nuove versioni di processo, questi tentativi spesso mancano di un design e di un controllo adeguati, il che può portare a risultati inaffidabili. L'AB testing può fornire un framework per valutazioni più strutturate e significative.

Le opinioni degli esperti sulla idoneità dell'AB-BPM variavano. Alcuni credevano che fosse più adatto per piccole modifiche incrementali, mentre altri pensavano che potesse applicarsi anche a cambiamenti più grandi. Tuttavia, la maggior parte concordava sul fatto che il metodo sia utile per i processi chiave che differenziano un'organizzazione nel mercato. Questa allineazione aiuta a garantire che le aree più critiche siano migliorate utilizzando i migliori metodi disponibili.

Un altro punto chiave sollevato è che l'AB-BPM potrebbe svolgere un ruolo vitale nei mercati competitivi, dove iterazioni e miglioramenti più rapidi sono essenziali per rimanere rilevanti.

#Requisiti Strumentali per l'AB-BPM

Oltre alla metodologia stessa, lo studio si è concentrato anche sugli strumenti necessari per supportare l'AB-BPM. I partecipanti hanno classificato diverse funzionalità in base alla loro importanza. I requisiti chiave degli strumenti includono:

1. Visibilità dell'Impatto: Gli esperti di processo dovrebbero essere in grado di stimare il potenziale impatto delle modifiche prima di condurre i test. Questo aiuta a prendere decisioni informate su quale versione del processo testare.

2. Strumenti di Confronto: È stata sottolineata la necessità di uno strumento visivo che consenta agli esperti di confrontare diverse versioni dei diagrammi di processo. Questo aiuterebbe a capire quali cambiamenti sono stati apportati e come differiscono dalle versioni precedenti.

3. Comunicazione dei Cambiamenti: Molti intervistati hanno evidenziato l'importanza di comunicare efficacemente i cambiamenti a coloro che sono coinvolti nei processi. Notificare i membri del team su cosa è cambiato e perché è essenziale per transizioni fluide.

#Sfide nell'Implementare l'AB-BPM

Sebbene l'approccio AB-BPM mostri promesse, gli esperti hanno anche evidenziato diverse sfide che devono essere affrontate. I principali rischi identificati includono:

1. Eccessiva Dipendenza dagli Algoritmi: Alcuni partecipanti hanno espresso preoccupazione riguardo alla dipendenza esclusiva dai dati e dagli algoritmi per il processo decisionale. Hanno messo in guardia contro la fiducia cieca nei modelli statistici senza comprendere il contesto dei dati.

2. Ostacoli Culturali: Il successo dell'AB-BPM dipende dalla cultura dell'organizzazione. Un'azienda deve promuovere un ambiente che incoraggi la sperimentazione e veda il fallimento come un'opportunità di apprendimento.

3. Barriere Tecniche: Implementare l'AB-BPM richiede specifiche capacità tecniche, come avere un Business Process Management System (BPMS) e accesso ai dati in tempo reale. Molte organizzazioni potrebbero non avere l'infrastruttura necessaria per supportare questo metodo in modo efficace.

4. Impatto dei Cambiamenti Poco Chiaro: Alcuni esperti hanno fatto notare che i tentativi di BPI precedenti spesso sono stati ostacolati dalla difficoltà di misurare il vero impatto dei cambiamenti a causa di variabili ambientali fluttuanti.

#Suggerimenti per Andare Avanti

Basandosi sugli insight raccolti, sono stati formulati diversi suggerimenti per migliorare la metodologia e gli strumenti AB-BPM:

1. Repository Integrato di Modelli di Processo: Creare un luogo centralizzato dove i modelli di processo possono essere memorizzati, aggiornati e condivisi con i membri del team semplificherebbe l'introduzione di nuove varianti di processo. Questo repository consentirebbe alle persone di fornire feedback sui cambiamenti e di offrire materiali di apprendimento.

2. Meccanismo di Recupero delle Istanze: Per mitigare il rischio di istanze di processo fallite, gli esperti hanno suggerito di avere un sistema in atto per gestire i KPI durante gli esperimenti. Questo comporterebbe impostare delle soglie che attivano avvisi quando le prestazioni scendono al di sotto di livelli accettabili, consentendo interventi tempestivi.

3. Focus sul Controllo Umano: Aumentare il coinvolgimento umano nel processo decisionale è cruciale. Gli esperti hanno notato che funzionalità che consentono una migliore collaborazione tra esperti umani e agenti di reinforcement learning migliorerebbero il metodo AB-BPM.

#Conclusione

La ricerca evidenzia i potenziali benefici e le sfide della metodologia AB-BPM per il miglioramento dei processi aziendali. Gli esperti generalmente vedono l'approccio in modo positivo, riconoscendo i suoi vantaggi rispetto ai metodi tradizionali. Tuttavia, l'implementazione di successo dipende molto dalla cultura all'interno delle organizzazioni, dagli strumenti disponibili e dalla volontà di abbracciare il cambiamento.

Condividere gli insight di questa ricerca può aiutare a plasmare i futuri sviluppi negli strumenti e nelle metodologie AB-BPM, aprendo la strada a miglioramenti più efficaci dei processi aziendali. Il focus sulla trasparenza, coinvolgimento umano e sistemi integrati sarà essenziale per garantire che l'AB-BPM possa essere adottato con successo in un contesto più ampio, portando a risultati migliori per le organizzazioni in vari settori.