Aperçus de la conférence ERES 2023

La conférence des Chercheurs Émergents en Science Exoplanétaire (ERES) a commencé en 2015. Elle donne aux scientifiques en début de carrière en astronomie, astrophysique et science planétaire l'occasion de partager leur travail, de rencontrer d'autres et de former de nouveaux partenariats. La conférence est organisée par des chercheurs en début de carrière, ce qui en fait une expérience spéciale pour les participants et les organisateurs.

En 2023, ERES a tenu sa huitième édition à New Haven, Connecticut. L'événement a accueilli plus de 100 participants pour un programme de trois jours rempli de présentations et de discussions. Cet article partage les expériences du comité d'organisation pour aider d'autres scientifiques en début de carrière qui souhaitent organiser leurs propres Conférences. Il espère également maintenir la conversation sur les meilleures pratiques pour organiser des événements équitables et inclusifs.

Assister à des conférences est un point clé pour faire avancer une carrière académique. Pour les chercheurs en début de carrière, y compris les étudiants de premier cycle et ceux en programmes de master ou postdoctoraux, ces événements sont essentiels pour développer des compétences en prise de parole en public et en Réseautage. En 2015, ERES a été lancé par des étudiants de deuxième cycle à Cornell, Penn State et Yale. Les premières conférences étaient limitées à ces universités en raison des coûts et d'autres problèmes, mais elles ont ensuite été élargies pour inclure des participants du monde entier. Ces dernières années, ERES a beaucoup grandi, avec les conférences de 2022 et 2023 attirant respectivement 85 et 106 participants.

Un aspect unique d'ERES est que le comité d'organisation est entièrement composé de chercheurs en début de carrière. Bien que cela puisse poser certains défis-comme le fait que beaucoup au sein du comité sont nouveaux dans l'organisation de conférences-les avantages sont significatifs. Le contenu de la conférence est plus pertinent pour les participants, et les membres du comité acquièrent des compétences organisationnelles précieuses. Faire partie d'un comité dirigé par leurs pairs favorise un sentiment de communauté et rend la conférence plus accueillante pour tous.

Les retours d'un sondage après ERES 2023 étaient très positifs, soulignant l'importance de fournir une plateforme pour que les chercheurs en début de carrière réseautent et partagent leur travail. Grâce à une généreuse subvention de la Heising-Simons Foundation, la conférence était gratuite, offrant repas et hébergement, et couvrant les frais de voyage pour ceux qui en avaient besoin.

Le comité d'organisation d'ERES 2023 était composé de chercheurs en début de carrière bénévoles : six étudiants de deuxième cycle et deux postdoctorants. L'objectif de cet article est de partager des perspectives sur l'organisation d'une telle conférence du point de vue de chercheurs en début de carrière. Dans divers domaines, des scientifiques en début de carrière ont partagé leurs expériences d'organisation d'événements, et cet article contribue à cette discussion en astronomie.

Le comité d'organisation a trouvé de nombreuses ressources en ligne utiles pour planifier l'événement. Cet article se concentre sur les décisions clés prises en préparation d'ERES 2023. Il couvrira l'événement lui-même, la planification logistique, le tri des résumés, la logistique pendant la conférence, les leçons apprises et les projets futurs.

#Symposium ERES 2023

La conférence ERES 2023 a eu lieu à l'Université de Yale du 18 au 20 juin 2023. Tous les événements se sont déroulés à l'Omni Hotel, au centre de New Haven. Certains participants sont arrivés le 18 juin, tandis que d'autres sont venus le matin suivant. La participation en personne était requise pour cette conférence, et 106 participants venaient de 53 institutions différentes de quatre pays.

Le programme de la conférence comprenait 37 présentations orales et 64 posters, mettant en avant des étudiants de premier cycle, des étudiants de deuxième cycle et des chercheurs postdoctoraux. Les présentations orales avaient lieu dans une salle principale, tandis que les posters étaient affichés tout au long de l'événement. Il y avait des sessions de posters désignées pendant les pauses café.

Un panel de développement professionnel avec deux astronomes expérimentés a couvert des sujets comme la création d'un réseau professionnel et des conseils pour postuler à des emplois. Après une série de questions, les participants ont pu poser leurs propres questions.

Tous les participants ont accepté de suivre un Code de Conduite, qui visait à créer une atmosphère respectueuse et inclusive. Des membres du comité étaient disponibles tout au long de la conférence pour répondre à toute préoccupation. Un formulaire de signalement anonyme a également été fourni pour ceux qui le préféraient.

Pour encourager le réseautage, des repas en groupe ont été offerts à tous les participants. Une soirée trivia optionnelle avec des prix a été organisée comme événement social amusant. Les participants ont également eu l'opportunité de participer à une visite guidée du campus de Yale.

Après la conférence, les participants ont rempli un formulaire de feedback, qui a indiqué qu'ERES 2023 avait réussi à encourager le réseautage et la discussion scientifique parmi les participants.

#Logistique Avant la Conférence

La planification d'ERES a été un effort collaboratif impliquant le comité d'organisation, le département d'Astronomie de Yale, les participants et la Heising-Simons Foundation. L'objectif principal était de simplifier la planification et la logistique. Un calendrier établi à l'automne 2022 a aidé l'équipe à rester organisée.

La continuité dans le comité d'organisation était cruciale pour le succès d'ERES 2023. Deux étudiants de deuxième cycle qui faisaient partie du comité de la conférence précédente ont aidé à assurer une transition en douceur. Leur expérience, ainsi que le soutien de mentors enseignants, a contribué à maintenir l'essence d'ERES.

Le comité d'organisation était composé de cinq étudiants de deuxième cycle de Yale, un ancien étudiant de Penn State, et un étudiant de deuxième cycle et un postdoc de Cornell. Cette structure a permis aux chercheurs en début de carrière d'avoir un vrai mot à dire dans l'organisation. Les mentors enseignants ont fourni un soutien, mais n'ont pas éclipsé l'influence du comité.

Pour gérer le temps efficacement, les membres du comité d'organisation n'avaient à assister qu'aux réunions pertinentes pour leurs tâches, avec des mises à jour partagées via un espace de travail Slack. En février 2023, l'ensemble du comité a tenu une réunion en personne, tandis que des groupes plus petits se sont rencontrés au besoin. Diviser les responsabilités entre comités logistiques et scientifiques a aidé à organiser les tâches efficacement.

#Gestion du Budget

La plupart des participants à la conférence étaient au début de leur carrière, y compris des étudiants de premier cycle et des étudiants de deuxième cycle. L'objectif était d'éliminer les obstacles à la participation, notamment financiers. La Heising-Simons Foundation a soutenu ERES avec une subvention qui a rendu la participation gratuite. Ce financement a couvert l'hébergement et les repas, qui ne sont souvent pas fournis lors d'autres conférences.

Au début, le comité d'organisation a débattu de l'opportunité d'offrir une option hybride pour la participation à distance, mais a finalement décidé de se concentrer sur l'amélioration de l'expérience en personne.

Malgré un intérêt record pour ERES 2023, avec plus de 160 inscriptions initiales, l'attrition est devenue un défi. Au moment du début de la conférence, seuls 106 participants étaient présents. Beaucoup ont annulé peu avant l'événement, ce qui a compliqué la planification logistique. Un petit dépôt d'inscription a été discuté pour encourager la participation, mais cette idée a été mise de côté en raison des éventuelles charges financières pour les participants.

Le comité a fait des ajustements pour accommoder le grand nombre d'inscriptions, y compris la modification des horaires d'arrivée pour les participants locaux et l'encouragement au partage de chambres. Des ajustements budgétaires finaux ont été réalisés avec le soutien des départements d'Astronomie et de Physique de Yale pour gérer l'intérêt supplémentaire pour la conférence.

#Promotion et Communication avec les Participants

ERES a promu la conférence via les réseaux sociaux et un site web dédié. La présence de la conférence sur des plateformes comme X (anciennement Twitter) a entraîné des milliers de vues et d'impressions. Cependant, les retours des participants ont montré que la plupart des participants ont entendu parler d'ERES par le bouche-à-oreille.

Pour s'inscrire, les participants devaient rejoindre un espace de travail Slack pour toutes les communications. Ce choix a rationalisé la communication et a permis des mises à jour et une coordination efficaces entre les membres du comité.

Le comité a exigé que les participants réservent leurs voyages dans les deux semaines suivant leur acceptation pour gérer le nombre de personnes pour le logement et la restauration. Une communication fréquente sur la logistique a maintenu la clarté avant l'événement. Un point de contact assigné pour chaque participant a aidé à favoriser une connexion personnelle et à répondre efficacement aux questions.

#Organisation du Programme Scientifique

Le processus de soumission des résumés pour ERES 2023 a inclus une révision double aveugle innovante pour limiter les biais. Les participants pouvaient soumettre leur intérêt à donner des présentations orales ou à afficher des posters. Le nombre élevé de demandes de présentations orales a conduit à un processus de sélection compétitif.

Le comité d'organisation a développé une procédure pour examiner les résumés soumis en utilisant Google Sheets et un script Python. Ce processus a permis de s'assurer que les résumés étaient anonymisés et évalués équitablement par des membres du comité tirés au sort. Les évaluations se concentraient sur plusieurs critères clés, et les scores étaient normalisés pour tenir compte des tendances de différents évaluateurs.

Le programme comprenait un équilibre entre les présentations orales et les affichages de posters. Le comité a décidé à l'avance quels sujets scientifiques couvrir en fonction des résumés soumis.

Les retours ont indiqué que les futurs comités d'organisation pourraient bénéficier d'inclure des membres non-comitaux dans le processus de révision pour élargir l'engagement communautaire.

#Préparation du Panel de Carrière

La conférence a présenté un panel de développement professionnel adapté aux besoins des participants en début de carrière. Ce panel incluait des intervenants divers discutant de différents parcours professionnels. Le contenu a été développé en consultation avec les intervenants pour assurer sa pertinence, et le format a permis un temps suffisant pour les questions du public.

Dans l'ensemble, les retours des participants ont montré une réception positive envers les discussions des panels. Les futures conférences pourraient bénéficier de panels similaires qui facilitent des conversations cruciales sur le développement de carrière.

#Exécution de la Conférence

Pour garantir une expérience fluide à ERES 2023, la planification logistique était cruciale. Les événements se sont tenus dans le même hôtel pour simplifier l'accès. Ce choix de conception a facilité la participation des participants à toutes les activités prévues.

À leur arrivée, les participants ont été accueillis et ont reçu des matériaux comme des badges et des carnets, ce qui a donné le ton positif pour l'événement. Un programme pilote impliquait des bénévoles parmi les participants servant de présidents de session, favorisant encore plus la propriété communautaire de la conférence.

Après chaque session orale, les membres du comité ont fourni des directions pour les événements à venir, ce qui a aidé à maintenir la conférence dans les délais. De plus, des "heures de bureau de remboursement" ont été proposées pendant le déjeuner pour que les participants puissent clarifier les questions sur le processus de remboursement.

#Post-Conférence : Leçons Apprises

Bien qu'ERES 2023 ait réussi à favoriser la discussion et la création de communauté, certains domaines nécessitent encore des améliorations. Les retours ont montré que tous les participants n'avaient pas participé au sondage post-conférence, et des efforts seront faits pour augmenter les taux de réponse pour les futures conférences.

De plus, les retours ont révélé que la disposition du lieu de la conférence avait affecté la visibilité pour certains participants. Les futurs comités d'organisation pourraient bénéficier de visites approfondies des lieux pour garantir des arrangements optimaux.

Le taux d'attrition avant l'événement a révélé un besoin de meilleure communication sur l'importance d'assister. Le comité d'organisation travaillera à transmettre un sentiment d'engagement et de camaraderie lors de l'inscription pour réduire les annulations de dernière minute.

#Conclusions et Perspectives

Tout au long de ses huit années d'existence, ERES est devenu un événement significatif pour les chercheurs en exoplanètes en début de carrière. Le comité d'organisation se réjouit de continuer cette structure auto-organisée tout en explorant d'éventuelles collaborations avec des sociétés professionnelles.

Les enseignements clés de la planification et de l'exécution d'ERES incluent :

1. Les compétences nécessaires pour organiser une conférence se chevauchent avec celles utilisées dans les carrières académiques et industrielles, telles que la gestion de projet et le travail en équipe.
2. L'accessibilité est vitale pour les conférences en début de carrière. ERES a prospéré grâce au soutien financier de fondations et d'institutions hôtes.
3. La continuité dans les comités d'organisation conserve des connaissances importantes d'année en année, facilitant la planification efficace.
4. L'adhésion des participants est cruciale pour créer un environnement accueillant et professionnel.

Les commentaires positifs des participants soulignent ERES comme une plateforme précieuse pour le réseautage et la collaboration entre scientifiques en début de carrière. Le comité d'organisation est enthousiaste à propos des événements futurs et accueille d'autres chercheurs pour des conseils sur l'organisation de conférences similaires. Des initiatives comme ERES jouent un rôle essentiel dans la création d'une communauté inclusive et la promotion de la recherche. En travaillant ensemble en tant que communauté, les chercheurs en début de carrière peuvent élargir leurs connaissances et éveiller la curiosité qui stimule la découverte scientifique.