Améliorer la collaboration avec des écrans géants

La collaboration en présence mixte fait référence à une situation où certains participants sont sur place tandis que d'autres sont à distance. Ce mode de fonctionnement devient de plus en plus courant à cause des besoins d'arrangements de travail flexibles et de la réduction des coûts de déplacements. Les avancées technologiques permettent aux équipes de se connecter à travers de grands écrans appelés écrans muraux (WSD), qui permettent une meilleure visualisation des informations et favorisent la collaboration.

#Avantages des Écrans Muraux

Les écrans muraux offrent des avantages significatifs pour le travail d'équipe. Ils fournissent une plus grande surface pour visualiser des informations, rendant plus facile l'analyse collective des données. Les membres de l'équipe peuvent voir les actions des autres, ce qui permet une communication non verbale via des gestes et le contact visuel. C’est particulièrement essentiel lors des processus de prise de décision, où comprendre le langage corporel et les signaux visuels peut faciliter de meilleurs choix.

#Défis de la Collaboration à Distance

Malgré les avantages, la collaboration à distance peut poser des défis, surtout en ce qui concerne la capture de la communication non verbale. Les outils de visioconférence traditionnels transmettent généralement l'audio et la vidéo mais ne capturent pas le langage corporel, qui est crucial pour comprendre sur quoi les autres se concentrent ou ce qu'ils font. Ce manque d'indices visuels peut créer des barrières à la communication et réduire l'engagement parmi les membres de l'équipe.

Alors que les équipes cherchent des moyens de collaborer sans avoir besoin de se déplacer constamment, il est crucial de trouver des solutions pour améliorer la sensibilisation à l'espace de travail lors des réunions en présence mixte.

#Aperçu de l'Étude de Groupe Focal

Pour en savoir plus sur les besoins des utilisateurs dans des configurations de présence mixte utilisant des écrans muraux, une étude de groupe focal a été organisée. Les participants ont testé un scénario où ils devaient prendre des décisions collaboratives tout en utilisant des écrans muraux. Ils ont partagé leurs expériences et les problèmes qu'ils ont rencontrés, dans le but de trouver de meilleures façons de soutenir la sensibilisation à l'espace de travail.

#Méthode de l'Étude

Le groupe focal était composé de chercheurs expérimentés en travail collaboratif. Ils ont participé à un jeu de rôle dans un scénario de prise de décision lié à la gestion des fournitures médicales pendant une pandémie. Travaillant en groupes séparés par la distance, ils ont utilisé deux écrans muraux différents connectés par un lien vidéo standard.

Les participants devaient prendre des décisions concernant l'équipement de protection individuelle à commander et auprès de quels fournisseurs. Ce scénario réel les a aidés à réfléchir aux défis qu'ils rencontrent dans des configurations de présence mixte.

#Observations Lors de la Collaboration

Tout au long de l'étude, les participants ont exprimé diverses préoccupations concernant la sensibilisation à l'espace de travail. Ils ont partagé 28 idées liées à l'amélioration des indices de sensibilisation, dont 20 étaient considérées comme pertinentes pour les objectifs de l'étude. Voici quelques-unes des principales idées issues de leurs discussions :

#Qualité Audio et Communication

Les participants ont souligné l'importance d'un audio clair pendant les réunions à distance. Ils ont suggéré des fonctionnalités comme une option de lever la main pour signaler quand quelqu'un veut parler, similaire aux systèmes existants mais augmentée par des notifications sonores pour alerter les autres.

#Clarté Visuelle des Participants

Les participants estimaient que les flux vidéo n'étaient parfois pas suffisants pour voir tout le monde clairement. Ils ont discuté de la nécessité d'un meilleur positionnement des caméras et d'un champ de vision plus large pour s'assurer que les collaborateurs à distance restent visibles pendant les discussions. Ils ont également suggéré que le flux vidéo s'ajuste automatiquement en fonction de qui parle.

#Affichage de Contenu Partagé

Beaucoup de participants souhaitaient voir ce que les collaborateurs à distance regardaient sur leurs écrans. Ils ont proposé des méthodes pour mettre en évidence le contenu discuté ou référencé par les participants à distance pour améliorer la clarté lors des conversations.

#Indices d'Interaction

Il était essentiel pour les participants de comprendre quelles actions prenaient les collaborateurs à distance. Les suggestions comprenaient des indicateurs visuels pour les gestes à distance, comme utiliser différentes couleurs ou formes pour les curseurs. Ils ont également recommandé des mécanismes de rétroaction pour les actions après la collaboration, comme montrer qui a fait quoi pendant les discussions.

#Suivi de l'Attention

Comprendre où les participants concentraient leur attention a été souligné comme un besoin. Plusieurs participants ont proposé des indices pour le suivi de l'attention, permettant aux utilisateurs de voir si quelqu'un est engagé dans une partie spécifique de l'écran ou discute de quelque chose en privé.

#Catégories de Sensibilisation à l'Espace de Travail

Pour organiser les idées partagées par les participants, trois composantes principales de la sensibilisation à l'espace de travail ont été identifiées :

1. Sensibilisation à l'Environnement : Cela inclut des informations sur qui est présent dans la session et ce qui est affiché. Cela aide les équipes à rester informées sur la configuration tout au long de la réunion.

2. Sensibilisation aux Actions : Cela se concentre sur ce que font les participants. L'étude a révélé que comprendre les actions est crucial dans les environnements de présence mixte, car cela influence la manière dont les membres de l'équipe peuvent se coordonner et s'entraider.

3. Sensibilisation à l'Attention : Cela concerne qui prête attention à quoi pendant la réunion. Savoir où les gens se concentrent aide à maintenir l'engagement et à garantir que les discussions sont efficaces.

#Conclusions Clés

L'étude a révélé plusieurs aperçus importants concernant la sensibilisation à l'espace de travail dans la collaboration en présence mixte :

• Le besoin d'outils audio-visuels efficaces pour faciliter la communication.
• L'importance d'une visibilité claire des participants et de leurs actions.
• La valeur de la mise en évidence du contenu pour garantir que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
• Le besoin d'indices visuels pour comprendre les gestes et intentions des participants à distance.
• La pertinence du suivi de l'attention pour engager tous les participants.

#Défis dans le Design

Concevoir des indices efficaces de sensibilisation à l'espace de travail implique de trouver un équilibre. Les indices doivent être visibles et fournir des informations utiles, mais ils ne doivent pas devenir distrayants ou intrusifs. Maintenir la confidentialité des utilisateurs tout en délivrant les informations nécessaires est également essentiel.

#Limites de l'Étude

Les résultats de cette étude sont liés au scénario spécifique utilisé. Changer la nature de la tâche ou la familiarité des participants les uns avec les autres pourrait entraîner des aperçus différents. L'étude a également reflété les expériences précédentes des participants et leur confort avec la technologie.

#Travaux Futurs

Les prochaines étapes consistent à utiliser le cadre proposé pour concevoir et mettre en œuvre des indices de sensibilisation initiaux. Des tests supplémentaires aideront à comprendre comment ces indices améliorent la collaboration et la sensibilisation à l'espace de travail dans des environnements de présence mixte.

À travers des recherches et développement continus, l'objectif est de créer des outils efficaces pour améliorer le travail d'équipe à distance. En abordant les défis soulignés dans cette étude, les équipes peuvent mieux travailler ensemble, même lorsqu'elles ne sont pas dans la même pièce.

#Conclusion

En résumé, l'étude de groupe focal a identifié des domaines critiques pour améliorer la collaboration parmi les équipes en présence mixte utilisant des écrans muraux. En comprenant les besoins des participants et en structurant la sensibilisation à l'espace de travail en catégories claires, les solutions futures peuvent mieux soutenir une communication et un travail d'équipe efficaces. Cela aidera les équipes à surmonter les défis de la collaboration à distance et à continuer à travailler efficacement.