Meetings neu denken: Die Rolle von Meeting-Brücken

In letzter Zeit sind viele Leute auf Remote-Arbeit umgestiegen, was zu einem erheblichen Anstieg von Online-Meetings geführt hat. Während diese Meetings wichtig für die Teamkommunikation und Entscheidungsfindung sind, haben sie auch Probleme wie "Zoom-Müdigkeit" und "Überlastung durch Zusammenarbeit" mit sich gebracht. Diese Themen können die Arbeiter belasten und zu einer geringeren Produktivität und einem schlechteren Wohlbefinden führen.

Eine Möglichkeit, diese Probleme anzugehen, ist, darüber nachzudenken, wie Meetings abgehalten werden. Statt sich nur auf die Teilnahme in Echtzeit zu konzentrieren, können wir einen Teil der Arbeit auf asynchrone Aktivitäten verschieben, die nach den Meetings stattfinden. Auf diese Weise können die Einzelnen Informationen in ihrem eigenen Tempo verarbeiten, was den Stress verringern kann, der durch hintereinander folgende Meetings entsteht.

#Meeting Bridges: Ein Neues Konzept

Um diesen Wandel zu unterstützen, kommt die Idee der "Meeting Bridges" ins Spiel. Meeting Bridges sind Informationstools, die Meeting-Inhalte speichern und organisieren, sodass es für Teammitglieder einfacher wird, nach einem Meeting mit den Informationen zu arbeiten. Sie dienen verschiedenen Zwecken, darunter als Protokoll dessen, was besprochen wurde, als Erinnerung für Teammitglieder an Aufgaben, als Hilfe für das Einarbeiten neuer Mitglieder, für eine tiefere Auseinandersetzung mit Ideen und als Grundlage für weitere Zusammenarbeit.

#Wie Menschen Meeting-Informationen Nutzen

Durch Interviews und Umfragen ist klar geworden, wie Einzelpersonen Meeting-Informationen nach den Meetings nutzen. Hier sind die Hauptwege:

1. Archiv: Viele Leute wollen einen Nachweis darüber, was während der Meetings passiert ist. Sie greifen auf diese Aufzeichnungen zurück, wenn sie Entscheidungen oder Diskussionen erinnern müssen.

2. Aufgaben-Erinnerungen: Notizen aus Meetings dienen oft als Erinnerungen für Aufgaben, die erledigt werden müssen. Das gilt besonders für die Aktionspunkte, die besprochen werden.

3. Einarbeitung und Inklusion: Neue Teammitglieder oder solche, die ein Meeting verpasst haben, können Meeting-Notizen nutzen, um sich über das, was sie verpasst haben, auf dem Laufenden zu halten. Das Ziel ist, alle auf den gleichen Stand zu bringen.

4. Zusätzliche Sinnbildung: Manchmal schauen sich Leute die Meeting-Inhalte erneut an, um neue Verbindungen zu anderen Informationen herzustellen, die sie haben. Das hilft, ein tieferes Verständnis der besprochenen Themen zu entwickeln.

5. Ausgangspunkt für Zusammenarbeit: Meeting-Notizen können auch als Leitfaden für Folgediskussionen dienen und helfen, zukünftige Meetings zu strukturieren.

#Herausforderungen bei der Nutzung von Meeting-Informationen

Trotz der potenziellen Vorteile von Meeting Bridges gibt es mehrere Herausforderungen, wenn es darum geht, Meeting-Informationen festzuhalten, zu konsumieren und zu teilen:

• Informationen festhalten: Während Meetings haben Leute oft Schwierigkeiten, gute Notizen zu machen. Sie können es schwerfinden, mit der Konversation Schritt zu halten oder wichtige Punkte genau festzuhalten. Die Tools, die zum Notieren verwendet werden, können ebenfalls ihre Effektivität einschränken.

• Zugriff auf Informationen später: Nach Meetings können die ungefilterten Notizen oder Aufzeichnungen unübersichtlich und schwer zu durchsuchen sein. Einzelpersonen haben oft Schwierigkeiten, spezifische Informationen zu finden, die sie benötigen. Das ist besonders der Fall, wenn die Notizen unordentlich sind oder die Aufzeichnungen langatmig sind.

• Informationen teilen: Viele Menschen sind zögerlich, ihre Notizen oder Aufzeichnungen mit anderen zu teilen. Sie befürchten, dass ihre Notizen nicht gut genug sind oder dass sie die Privatsphäre verletzen, indem sie sensible Informationen teilen.

#Gestaltung von Meeting Bridges

Um diese Herausforderungen anzugehen, braucht es gut gestaltete Meeting Bridges. Diese Tools sollten entwickelt werden, um den Leuten zu helfen, Meeting-Informationen effektiv zuzugreifen, zu verstehen und damit zu arbeiten. Hier sind einige Prinzipien zur Erstellung nützlicher Meeting Bridges:

#1. Einbeziehung Mehrerer Datentypen

Meeting Bridges sollten verschiedene Arten von Informationen kombinieren, wie Textnotizen, Audioaufnahmen und visuelle Elemente. Das ermöglicht den Nutzern ein vollständiges Bild davon, was besprochen wurde, und hilft ihnen, mit dem Inhalt auf verschiedene Arten umzugehen.

#2. Strukturierung der Informationen

Um Meeting-Informationen übersichtlicher zu gestalten, sollten sie so strukturiert sein, dass sie leicht erkundet werden können. Die Nutzer sollten in der Lage sein, durch Zusammenfassungen zu blättern, nach bestimmten Themen zu suchen oder über Indizes zu navigieren, die Informationen nach Aufgaben oder Themen kategorisieren.

#3. Anpassung an Verschiedene Zielgruppen

Meeting Bridges sollten es den Nutzern ermöglichen, Inhalte basierend auf dem, der die Informationen abrufen wird, anzupassen. Zum Beispiel könnte eine Zusammenfassung für jemanden, der anwesend war, anders aussehen als eine detaillierte Übersicht für jemanden, der das Meeting verpasst hat.

#4. Kontextuelle Verbindungen

Meeting Bridges sollten Meeting-Informationen mit anderen relevanten Materialien oder vorherigen Diskussionen in Zusammenhang bringen. Das könnte beinhalten, Begriffe, die im Meeting verwendet wurden, mit vorherigen Dokumenten zu verknüpfen oder Zeitpläne laufender Projekte bereitzustellen.

#5. Fähigkeit zur Weiterentwicklung

Schliesslich sollten Meeting Bridges keine statischen Dokumente sein. Sie sollten so gestaltet werden, dass sie aktualisiert werden können, während neue Informationen einfliessen. Das ermöglicht Teams, ongoing tasks und Diskussionen nach dem Ende des Meetings im Auge zu behalten.

#Implementierung von Meeting Bridges

Während die Gestaltung von Meeting Bridges ein Teil der Herausforderung ist, kann die Implementierung ihre eigenen Hürden mit sich bringen. Es erfordert oft, dass diese Tools nahtlos mit anderen Arbeitsplatzsystemen integriert werden können. Das kann eine Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Software-Plattformen erfordern, was schwierig sein kann, wenn Systeme voneinander abgeschottet sind.

Allerdings bieten neue Technologien, wie künstliche Intelligenz und bessere Software-Integrationen, spannende Möglichkeiten. Diese Tools können dabei helfen, die Erstellung von Indizes oder Zusammenfassungen für Meeting-Inhalte zu automatisieren und den Prozess für die Nutzer zu erleichtern.

#Ausblick

Da Remote-Arbeit immer üblicher wird, ist es entscheidend, Wege zu finden, um Online-Meetings effektiver zu gestalten. Indem Teams sich darauf konzentrieren, nützliche Meeting Bridges zu schaffen, können sie die Belastung durch übermässige Meetings reduzieren und ihre Zusammenarbeit verbessern.

Während wir das Konzept der Meeting Bridges und deren Rolle bei der Verbesserung der Zusammenarbeit nach Meetings untersucht haben, sind kontinuierliche Forschung und Entwicklung notwendig. Das Ziel ist es, diese Tools zu gestalten, um den unterschiedlichen Bedürfnissen verschiedener Teams und Einzelpersonen gerecht zu werden und ein produktiveres Arbeitsumfeld unabhängig vom Standort zu fördern.

Durch das Überwinden der Herausforderungen, die mit Remote-Meetings verbunden sind, und durch die effektive Nutzung von Meeting Bridges können Organisationen die Zusammenarbeit verbessern und es ihren Teams ermöglichen, in einer hybriden Arbeitswelt zu gedeihen.