Melhorando o Foco nas Reuniões com Relevância nas Conversas

Reuniões são parte importante da vida profissional, mas vamos ser sinceros: muitas delas não são muito úteis. Você senta numa sala (ou numa videochamada), e o tempo passa enquanto as pessoas falam sobre tudo, menos sobre o que deveriam estar discutindo. Isso gera frustração e muito tempo perdido. E se pudéssemos resolver isso? E se conseguíssemos manter as Conversas no caminho certo com metas claras?

É aí que entra a ideia de Relevância de Conversa sobre Tópicos (TCR). É sobre descobrir se a conversa combina com o que a reunião deveria ser. Para ajudar com isso, foi criado um grande conjunto de dados pra estudar o quanto as conversas se relacionam com os tópicos definidos.

#O Que Tem no Conjunto de Dados TCR?

Então, o que esse conjunto de dados contém? Ele tem um monte de transcrições de reuniões-especificamente, cerca de 1.500 reuniões únicas com cerca de 22 milhões de palavras. Isso é mais do que suficiente pra encher uma biblioteca! Essas reuniões cobrem vários tópicos e estilos, o que é essencial, porque nem todas as reuniões são iguais.

O conjunto inclui mais de 15.000 tópicos de reuniões, coletados tanto de novos dados de reuniões quanto de fontes públicas existentes. Além disso, tem um monte de roteiros que ajudam a gerar reuniões sintéticas. Pense nisso como reuniões de prática criadas pra tornar o conjunto de dados mais diverso e representativo.

#Por Que Nos Importamos com Esses Dados?

Com o aumento das reuniões online-surpreendentemente, as reuniões presenciais caíram de 63% em 2019 para apenas 33% em 2021-manter as discussões focadas se tornou ainda mais importante. Especialmente com as pessoas muitas vezes multitarefando em casa no sofá (não finja que você nunca fez isso).

Ter um facilitador de reunião pode ajudar a manter o foco, mas também podemos usar a tecnologia pra ajudar. Medir o quão relevante uma conversa é em relação ao seu tópico ajuda a garantir que as discussões não se desviem muito do assunto. Por exemplo, se uma conversa sai muito do tópico principal, isso sinaliza que a discussão pode precisar de um pouco de orientação.

#Como Funciona?

O conjunto de dados permite avaliar conversas em relação aos seus tópicos discutidos. Por exemplo, se a pauta de uma reunião é discutir o lançamento de um produto, mas a conversa desvia pra histórias pessoais sobre viagens de fim de semana, pode apostar que a pontuação de relevância pra essa conversa seria baixa.

Pra desenvolver uma compreensão mais clara do que funciona e do que não funciona, benchmarks foram criados usando ferramentas avançadas de IA-um pouco como um assistente digital que lê as transcrições e decide o quão dentro do tema cada parte da conversa é.

#Qual é o Plano para o Futuro?

O objetivo é claro: queremos coletar dados sobre mais tipos de reuniões em diferentes áreas. No entanto, isso pode ser desafiador porque muitas reuniões de negócios envolvem informações sensíveis. Pra superar isso, especialistas de várias indústrias estão sendo convidados a criar pautas de reuniões e realizar reuniões com base nesses planos.

Além disso, expandir o conjunto de dados pra incluir outros idiomas está na lista de afazeres. Porque, vamos ser sinceros, reuniões não são realizadas só em inglês, e seria uma pena deixar de fora todos os falantes de outras línguas que também precisam de ajuda pra ficar no tópico.

Por fim, adicionar dados de áudio ao conjunto de dados pode ajudar a melhorar a compreensão das conversas. Então, combinar áudio e transcrições poderia aumentar ainda mais a capacidade de avaliar a eficácia das reuniões.

#Alguns Números Legais

Vamos dar uma olhada rápida nos números pra ver como tudo isso se desenrola.

• O conjunto de dados TCR contém cerca de 1.506 reuniões únicas.
• O total de palavras nas transcrições é de cerca de 22 milhões. Só de imaginar ler isso, precisa de muito café!
• Existem aproximadamente 15.000 tópicos de reuniões incluídos.

Esses números não são só pra se gabar; eles fornecem uma base sólida pra testar o quanto os tópicos combinam com as conversas.

#Não Podemos Fazer Isso Sozinhos

Se você acha que coletar todos esses dados e fazer sentido deles é fácil, pense de novo! É preciso uma equipe inteira pra criar, analisar e melhorar Conjuntos de dados como esse. As pessoas precisam trabalhar juntas, compartilhar ideias e refinar o processo até chegarmos a um ponto onde possamos medir a relevância das reuniões de forma eficaz.

E não vamos esquecer aqueles que participam das reuniões e dão suas vozes aos dados. Sem o consentimento deles, estaríamos perdidos. Felizmente, todos os participantes do processo de coleta de dados assinaram formulários de consentimento, garantindo que todo mundo está a bordo pra contribuir com esse trabalho importante.

#E Agora, Qual é o Próximo Passo?

À medida que avançamos, a pesquisa vai se concentrar em melhorar o conjunto de dados, melhorar o desempenho em tarefas de relevância e entender melhor a dinâmica das reuniões. Construindo sobre o conhecimento e a tecnologia existentes, podemos levar as reuniões de sessões monótonas a lugares produtivos cheios de discussões úteis.

Em resumo, o conjunto de dados TCR é tudo sobre tornar as reuniões melhores. Com tópicos claros, conversas focadas e uso inteligente da tecnologia, podemos garantir que nossas reuniões de trabalho sejam mais eficazes e menos uma perda de tempo. Os dados e insights obtidos com esse trabalho podem ajudar a moldar o futuro de como nos reunimos e nos comunicamos no trabalho.

Agora, não seria legal se alguém inventasse uma forma de automatizar essa tarefa chata de fazer café para aquelas reuniões longas? Até lá, vamos torcer pra que esse conjunto de dados nos leve a discussões mais produtivas. Afinal, ninguém nunca pensou: “Uau, eu realmente gostei daquela reunião onde falamos sobre tudo, menos sobre o que deveríamos.”