Perspectivas de la Conferencia ERES 2023

La conferencia de Investigadores Emergentes en Ciencia Exoplanetaria (ERES) comenzó en 2015. Le da a los científicos al principio de su carrera en astronomía, astrofísica y ciencia planetaria la oportunidad de compartir su trabajo, conocer a otros y formar nuevas asociaciones. La conferencia está organizada por investigadores en etapas tempranas, lo que la convierte en una experiencia especial tanto para los asistentes como para los organizadores.

En 2023, ERES celebró su octava edición en New Haven, Connecticut. El evento acogió a más de 100 participantes durante un programa de tres días lleno de presentaciones y discusiones. Este artículo comparte experiencias del comité organizador para ayudar a otros científicos en sus primeras etapas que quieran organizar sus propias Conferencias. También espera mantener la conversación sobre las mejores prácticas para organizar eventos justos e inclusivos.

Asistir a conferencias es una parte clave para hacer crecer una carrera académica. Para los investigadores en etapas iniciales, incluyendo a los universitarios y aquellos en programas de posgrado o postdoctorado, estos eventos son clave para desarrollar habilidades en oratoria y networking. En 2015, ERES fue iniciado por estudiantes de posgrado en Cornell, Penn State y Yale. Las primeras conferencias estaban limitadas a esas universidades por cuestiones de costos y otros problemas, pero luego se expandió para incluir participantes de todo el mundo. En los últimos años, ERES ha crecido significativamente, con las conferencias de 2022 y 2023 atrayendo a 85 y 106 asistentes, respectivamente.

Un aspecto único de ERES es que el comité organizador está compuesto enteramente por investigadores en etapas tempranas. Aunque esto puede traer algunos desafíos, como que muchos en el comité son nuevos en la organización de conferencias, las ventajas son significativas. El contenido de la conferencia es más relevante para los participantes, y los miembros del comité adquieren valiosas habilidades organizativas. Ser parte de un comité liderado por pares fomenta un sentido de comunidad y hace que la conferencia sea más acogedora para todos.

Los Comentarios de una encuesta después de ERES 2023 fueron muy positivos, subrayando el valor de ofrecer una plataforma para que los investigadores en etapas tempranas se conecten y compartan su trabajo. Gracias a una generosa subvención de la Fundación Heising-Simons, la conferencia fue gratuita, ofreciendo comidas y alojamiento, y cubriendo los costos de viaje para quienes lo necesitaban.

El comité organizador de ERES 2023 incluyó a investigadores en etapas tempranas voluntarios: seis estudiantes de posgrado y dos investigadores postdoctorales. El objetivo de este artículo es compartir ideas sobre cómo organizar una conferencia desde la perspectiva de investigadores en etapas tempranas. En varios campos, los científicos en etapas iniciales han compartido sus experiencias en la organización de eventos, y este artículo contribuye a esa discusión en astronomía.

El comité organizador encontró muchos recursos en línea útiles para planificar el evento. Este artículo se centra en decisiones clave tomadas en la preparación de ERES 2023. Cubrirá el evento en sí, la planificación logística, la clasificación de resúmenes, la logística dentro de la conferencia, lecciones aprendidas y planes futuros.

#Simposio ERES 2023

La conferencia ERES 2023 tuvo lugar en la Universidad de Yale del 18 al 20 de junio de 2023. Todos los eventos se llevaron a cabo en el Omni Hotel en el centro de New Haven. Algunos asistentes llegaron el 18 de junio, mientras que otros lo hicieron la mañana siguiente. La participación en persona era obligatoria para esta conferencia, y 106 asistentes provenían de 53 instituciones diferentes en cuatro países.

El programa de la conferencia incluyó 37 presentaciones orales y 64 carteles, con estudiantes universitarios, de posgrado e investigadores postdoctorales. Las presentaciones orales se llevaron a cabo en una sala principal, mientras que los carteles se mostraron durante todo el evento. Hubo sesiones de carteles designadas durante los descansos para el café.

Un panel de desarrollo profesional con dos astrónomos experimentados cubrió temas como la creación de una red profesional y consejos para solicitudes de empleo. Después de un conjunto de preguntas, los asistentes pudieron hacer sus propias preguntas.

Todos los participantes acordaron seguir un Código de Conducta, que tenía como objetivo crear un ambiente respetuoso e inclusivo. Los miembros del comité estaban disponibles durante toda la conferencia para atender cualquier inquietud. También se proporcionó un formulario de reporte anónimo para quienes lo prefirieran.

Para fomentar el networking, se ofrecieron comidas grupales a todos los asistentes. Se organizó una noche de trivia opcional con premios como un evento social divertido. También se dio a los asistentes la oportunidad de participar en un tour guiado por el campus de Yale.

Después de la conferencia, los participantes completaron un formulario de retroalimentación, que indicó que ERES 2023 logró fomentar el networking y la discusión científica entre los asistentes.

#Logística Pre-Conferencia

La planificación de ERES fue un esfuerzo colaborativo que involucró al comité organizador, al departamento de Astronomía de Yale, a los asistentes y a la Fundación Heising-Simons. El objetivo principal era simplificar la planificación y la logística. Una línea de tiempo establecida en otoño de 2022 ayudó al equipo a mantenerse organizado.

La continuidad en el comité organizador fue crucial para el éxito de ERES 2023. Dos estudiantes de posgrado que habían estado en el comité de la conferencia del año anterior ayudaron a asegurar una transición sin problemas. Su experiencia, junto con el apoyo de mentores docentes, ayudó a mantener la esencia de ERES.

El comité organizador estaba compuesto por cinco estudiantes de posgrado de Yale, un ex estudiante de posgrado de Penn State y un estudiante de posgrado y un postdoc de Cornell. Esta estructura empoderó a los investigadores en etapas tempranas y les permitió tener una voz real en la organización. Los mentores docentes brindaron apoyo pero no eclipsaron la influencia del comité.

Para gestionar el tiempo de manera efectiva, los miembros del comité organizador solo tenían que asistir a las reuniones relevantes para sus tareas, con actualizaciones compartidas a través de un espacio de trabajo en Slack. En febrero de 2023, todo el comité celebró una reunión en persona, mientras que grupos más pequeños se reunieron según fuera necesario. Dividir las responsabilidades entre comités logísticos y científicos ayudó a organizar las tareas de manera eficiente.

#Gestión Presupuestaria

La mayoría de los participantes de la conferencia estaban en etapas iniciales de sus carreras, incluyendo estudiantes universitarios y de posgrado. El objetivo era eliminar las barreras para la asistencia, especialmente las financieras. La Fundación Heising-Simons apoyó a ERES con una subvención que hizo que la asistencia fuera gratuita. Esta financiación cubrió el alojamiento y las comidas, que a menudo no se proporcionan en otras conferencias.

Desde el principio, el comité organizador debatió si ofrecer una opción híbrida para la asistencia remota, pero finalmente decidió enfocarse en mejorar la experiencia en persona.

A pesar de un interés récord en ERES 2023, con más de 160 registros iniciales, la deserción se convirtió en un desafío. Cuando comenzó la conferencia, solo asistieron 106 participantes. Muchos cancelaron poco antes del evento, lo que complicó la planificación logística. Se discutió un pequeño depósito de registro para incentivar la asistencia, pero esta idea fue desechada debido a las posibles cargas financieras para los participantes.

El comité realizó ajustes para acomodar el alto número de inscripciones, incluyendo modificar los horarios de llegada para los participantes locales y fomentar el compartir habitaciones. Se realizaron ajustes finales en el presupuesto con el apoyo de los departamentos de Astronomía y Física de Yale para gestionar el interés adicional en la conferencia.

#Promoción y Comunicación con los Asistentes

ERES promocionó la conferencia a través de Redes sociales y un sitio web dedicado. La presencia de la conferencia en plataformas como X (anteriormente Twitter) resultó en miles de vistas e impresiones. Sin embargo, los comentarios de los participantes mostraron que la mayoría se enteró de ERES a través del boca a boca.

Para registrarse, los participantes debían unirse a un espacio de trabajo en Slack para todas las comunicaciones. Esta elección simplificó la comunicación y permitió actualizaciones y coordinación eficientes entre los miembros del comité.

El comité requería que los asistentes reservaran su viaje dentro de las dos semanas siguientes a su aceptación para gestionar el número de personas para alojamiento y catering. La comunicación frecuente sobre la logística mantuvo claridad antes del evento. Un punto de contacto asignado para cada participante ayudó a fomentar una conexión personal y a abordar preguntas de manera efectiva.

#Organización del Programa Científico

El proceso de envío de resúmenes para ERES 2023 incluyó una revisión doble ciega innovadora para limitar el sesgo. Los participantes podían expresar su interés en dar presentaciones orales o mostrar carteles. El alto número de solicitudes para presentaciones orales llevó a un proceso de selección competitivo.

El comité organizador desarrolló un procedimiento para revisar los resúmenes enviados utilizando Google Sheets y un script de Python. Este proceso aseguró que los resúmenes fueran anonimizados y evaluados de manera justa por miembros aleatorios del comité. Las revisiones se centraron en varios criterios clave, y las puntuaciones se normalizaron para tener en cuenta las tendencias de diferentes evaluadores.

El programa incluyó un equilibrio entre presentaciones orales y exhibiciones de carteles. El comité decidió de antemano qué temas científicos cubrir según los resúmenes enviados.

Los comentarios indicaron que futuros comités organizadores podrían beneficiarse de incluir a miembros no pertenecientes al comité en el proceso de revisión para expandir el compromiso de la comunidad.

#Preparación del Panel de Carrera

La conferencia contó con un panel de desarrollo profesional adaptado a las necesidades de los asistentes en etapas tempranas. Este panel incluyó oradores diversos discutiendo diferentes trayectorias profesionales. El contenido fue desarrollado en consulta con los panelistas para asegurar su relevancia, y el formato permitió suficiente tiempo para preguntas del público.

En general, los comentarios de los participantes mostraron una recepción positiva hacia las discusiones del panel. Futuras conferencias podrían beneficiarse de paneles similares que faciliten conversaciones cruciales sobre el desarrollo profesional.

#Ejecución de la Conferencia

Para asegurar una experiencia fluida en ERES 2023, la planificación logística fue crucial. Los eventos se llevaron a cabo en el mismo hotel para simplificar el acceso. Esta elección de diseño facilitó que los participantes asistieran a todas las actividades programadas.

Al llegar, los participantes fueron recibidos y se les dieron materiales como etiquetas con sus nombres y cuadernos, lo que estableció un tono positivo para el evento. Un programa piloto involucró a voluntarios entre los asistentes que sirvieron como moderadores de las sesiones, fomentando aún más la propiedad comunitaria de la conferencia.

Después de cada sesión oral, los miembros del comité brindaron direcciones para los próximos eventos, lo que ayudó a mantener la conferencia en horario. Además, se ofrecieron “horas de oficina de reembolso” durante el almuerzo para que los asistentes aclararan preguntas sobre los procesos de reembolso.

#Post-Conferencia: Lecciones Aprendidas

Aunque ERES 2023 tuvo éxito en fomentar la discusión y la construcción de comunidad, algunas áreas aún necesitan mejora. Los comentarios mostraron que no todos los asistentes participaron en la encuesta post-conferencia, y se harán esfuerzos para aumentar las tasas de respuesta en futuras conferencias.

Además, los comentarios revelaron que el diseño del lugar de la conferencia afectó la visibilidad para algunos asistentes. Futuros comités organizadores podrían beneficiarse de realizar recorridos exhaustivos por el lugar para asegurar arreglos óptimos.

La tasa de deserción antes del evento reveló la necesidad de mejor comunicación sobre la importancia de asistir. El comité organizador trabajará para transmitir un sentido de compromiso y camaradería durante el registro para reducir las cancelaciones de última hora.

#Conclusiones y Mirando Hacia Adelante

A lo largo de sus ocho años, ERES se ha convertido en un evento significativo para los investigadores emergentes en exoplanetas. El comité organizador espera continuar con esta estructura autoorganizada mientras explora colaboraciones potenciales con sociedades profesionales.

Los puntos clave de la planificación y ejecución de ERES incluyen:

1. Las habilidades necesarias para organizar una conferencia se superponen con las utilizadas en carreras académicas e industriales, como la gestión de proyectos y el trabajo en equipo.
2. La accesibilidad es vital para las conferencias en etapas tempranas. ERES ha prosperado gracias al apoyo financiero de fundaciones e instituciones anfitrionas.
3. La continuidad en los comités organizadores retiene conocimientos importantes de un año a otro, facilitando una planificación efectiva.
4. La participación de los asistentes es crucial para crear un ambiente acogedor y profesional.

La retroalimentación positiva de los participantes destaca a ERES como una plataforma valiosa para el networking y la colaboración entre científicos en etapas tempranas. El comité organizador está emocionado por los eventos futuros y da la bienvenida a otros investigadores para conectarse y asesorarse sobre cómo organizar conferencias similares. Iniciativas como ERES juegan un papel esencial en fomentar una comunidad inclusiva y avanzar en la investigación. Al trabajar juntos como comunidad, los investigadores en etapas tempranas pueden expandir su conocimiento y fomentar la curiosidad que impulsa el descubrimiento científico.