Insights da Conferência ERES 2023

A conferência Emerging Researchers in Exoplanetary Science (ERES) começou em 2015. Ela dá aos cientistas em início de carreira em astronomia, astrofísica e ciência planetária a chance de compartilhar seu trabalho, conhecer outras pessoas e formar novas parcerias. A conferência é organizada por pesquisadores em início de carreira, o que a torna uma experiência especial tanto para os participantes quanto para os organizadores.

Em 2023, a ERES aconteceu em sua oitava edição em New Haven, Connecticut. O evento contou com mais de 100 participantes em um programa de três dias repleto de apresentações e discussões. Este artigo compartilha experiências do comitê organizador para ajudar outros cientistas em início de carreira que querem sediar suas próprias Conferências. Ele também espera manter a conversa sobre melhores práticas na realização de eventos justos e inclusivos.

Participar de conferências é uma parte chave para crescer na carreira acadêmica. Para pesquisadores em início de carreira, incluindo estudantes de graduação e aqueles em programas de pós-graduação ou pós-doutorado, esses eventos são fundamentais para desenvolver habilidades de fala em público e networking. Em 2015, a ERES foi iniciada por estudantes de pós-graduação em Cornell, Penn State e Yale. As primeiras conferências foram limitadas a essas universidades devido a custos e outras questões, mas depois se expandiu para incluir participantes de várias partes do mundo. Nos últimos anos, a ERES cresceu bastante, com as conferências de 2022 e 2023 atraindo 85 e 106 participantes, respectivamente.

Um aspecto único da ERES é que o comitê organizador é composto inteiramente por pesquisadores em início de carreira. Embora isso possa trazer alguns desafios-como muitos no comitê serem novos na organização de conferências-os benefícios são significativos. O conteúdo da conferência é mais relevante para os participantes, e os membros do comitê ganham habilidades organizacionais valiosas. Fazer parte de um comitê liderado por pares promove um senso de comunidade e torna a conferência mais acolhedora para todos.

O Feedback de uma pesquisa após a ERES 2023 foi muito positivo, destacando o valor de proporcionar uma plataforma para pesquisadores em início de carreira se conectarem e compartilharem seu trabalho. Graças a uma generosa doação da Heising-Simons Foundation, a conferência foi gratuita, oferecendo refeições e hospedagem, além de cobrir os custos de viagem para quem precisasse.

O comitê organizador da ERES 2023 incluía pesquisadores em início de carreira voluntários: seis estudantes de pós-graduação e dois pós-doutorandos. O objetivo deste artigo é compartilhar percepções sobre a organização de uma conferência desse tipo do ponto de vista de pesquisadores em início de carreira. Em várias áreas, cientistas em início de carreira compartilharam suas experiências na organização de eventos, e este artigo contribui para essa discussão em astronomia.

O comitê organizador encontrou muitos recursos online úteis no planejamento do evento. Este artigo foca nas decisões chave tomadas na preparação para a ERES 2023. Ele abordará o evento em si, planejamento logístico, triagem de resumos, logística durante a conferência, lições aprendidas e planos futuros.

#Simpósio ERES 2023

A conferência ERES 2023 aconteceu na Universidade de Yale de 18 a 20 de junho de 2023. Todos os eventos foram realizados no Omni Hotel no centro de New Haven. Alguns participantes chegaram no dia 18 de junho, enquanto outros vieram na manhã seguinte. A participação presencial foi obrigatória para essa conferência, e 106 participantes vieram de 53 instituições diferentes de quatro países.

O programa da conferência incluiu 37 apresentações orais e 64 pôsteres, com estudantes de graduação, alunos de pós-graduação e pesquisadores pós-doutorais. As apresentações orais aconteceram em uma sala principal, enquanto os pôsteres foram exibidos ao longo do evento. Houve sessões de pôsteres designadas durante os intervalos para café.

Um painel de desenvolvimento profissional com dois astrônomos experientes abordou tópicos como construção de uma rede profissional e dicas para candidaturas de emprego. Após um conjunto de perguntas, os participantes puderam fazer suas próprias perguntas.

Todos os participantes concordaram em seguir um Código de Conduta, que visava criar uma atmosfera respeitosa e inclusiva. Membros do comitê estavam disponíveis durante toda a conferência para tratar de quaisquer preocupações. Um formulário de denúncia anônima também foi disponibilizado para aqueles que preferissem.

Para incentivar o networking, foram oferecidas refeições em grupo para todos os participantes. Uma noite de trivia opcional com prêmios foi organizada como um evento social divertido. Os participantes também tiveram a oportunidade de participar de uma visita guiada ao campus da Yale.

Após a conferência, os participantes preencheram um formulário de feedback, que indicou que a ERES 2023 conseguiu incentivar o networking e a discussão científica entre os participantes.

#Logística Pré-Conferência

O planejamento da ERES foi um esforço colaborativo envolvendo o comitê organizador, o departamento de Astronomia de Yale, os participantes e a Heising-Simons Foundation. O principal objetivo era simplificar o planejamento e a logística. Um cronograma estabelecido no outono de 2022 ajudou a equipe a se manter organizada.

A continuidade no comitê organizador foi crucial para o sucesso da ERES 2023. Dois estudantes de pós-graduação que estiveram no comitê da conferência do ano anterior ajudaram a garantir uma transição suave. A experiência deles, juntamente com o apoio de mentores facultativos, ajudou a manter a essência da ERES.

O comitê organizador era composto por cinco estudantes de pós-graduação de Yale, um ex-aluno de Penn State e um estudante de pós-graduação e um pós-doutorando de Cornell. Essa estrutura empoderou pesquisadores em início de carreira e permitiu que tivessem uma voz real na organização. Mentores facultativos forneceram apoio, mas não ofuscaram a influência do comitê.

Para gerenciar o tempo de forma eficaz, os membros do comitê organizador precisavam apenas participar de reuniões relevantes para suas tarefas, com atualizações compartilhadas por meio de um espaço de trabalho no Slack. Em fevereiro de 2023, todo o comitê realizou uma reunião presencial, enquanto grupos menores se encontraram conforme necessário. Dividir responsabilidades entre comitês logísticos e científicos ajudou a organizar as tarefas de forma eficiente.

#Gestão Orçamentária

A maioria dos participantes da conferência estava no início de suas carreiras, incluindo estudantes de graduação e alunos de pós-graduação. O objetivo era eliminar barreiras para a participação, especialmente as financeiras. A Heising-Simons Foundation apoiou a ERES com uma doação que tornou a participação gratuita. Esse financiamento cobriu hospedagem e refeições, que muitas vezes não são oferecidas em outras conferências.

Logo no início, o comitê organizador debateu se deveria oferecer uma opção híbrida para participação remota, mas decidiu focar em melhorar a experiência presencial.

Apesar do recorde de interesse na ERES 2023, com mais de 160 inscrições iniciais, a desistência se tornou um desafio. Quando a conferência começou, apenas 106 participantes estavam presentes. Muitos cancelaram pouco antes do evento, o que complicou o planejamento logístico. Um pequeno depósito de inscrição foi discutido para incentivar a participação, mas essa ideia foi deixada de lado devido ao potencial ônus financeiro sobre os participantes.

O comitê fez ajustes para acomodar o alto número de inscrições, incluindo modificações nos horários de chegada para os participantes locais e incentivando o compartilhamento de quartos. Ajustes finais no orçamento foram feitos com o apoio dos departamentos de Astronomia e Física de Yale para gerenciar o interesse adicional na conferência.

#Promoção e Comunicação com Participantes

A ERES promoveu a conferência por meio de redes sociais e um site dedicado. A presença da conferência em plataformas como o X (antigo Twitter) resultou em milhares de visualizações e impressões. No entanto, o feedback dos participantes mostrou que a maioria soube da ERES por meio do boca a boca.

Para se registrar, os participantes foram obrigados a ingressar em um espaço de trabalho no Slack para todas as comunicações. Essa escolha simplificou a comunicação e permitiu atualizações e coordenação eficientes entre os membros do comitê.

O comitê exigiu que os participantes reservassem suas viagens dentro de duas semanas após a aceitação para gerenciar o número de pessoas para hospedagem e catering. A comunicação frequente sobre logística manteve clareza antes do evento. Um ponto de contato designado para cada participante ajudou a fomentar uma Conexão pessoal e responder às perguntas de forma eficaz.

#Organização do Programa Científico

O processo de submissão de resumos da ERES 2023 incluiu uma inovadora revisão em dupla anonimato para limitar viés. Os participantes puderam enviar seu interesse em fazer apresentações orais ou exibir pôsteres. O alto número de solicitações para apresentações orais levou a um processo de seleção competitivo.

O comitê organizador desenvolveu um procedimento para revisar os resumos submetidos usando Google Sheets e um script em Python. Esse processo garantiu que os resumos fossem anonimizados e avaliados de forma justa por membros do comitê escolhidos aleatoriamente. As avaliações focaram em vários critérios-chave, e as pontuações foram normalizadas para considerar as diferentes tendências dos revisores.

O programa incluiu um equilíbrio entre apresentações orais e exibições de pôsteres. O comitê decidiu com antecedência quais tópicos científicos cobrir com base nos resumos submetidos.

O feedback indicou que futuros comitês organizadores poderiam se beneficiar da inclusão de membros não pertencentes ao comitê no processo de revisão para ampliar o engajamento da comunidade.

#Preparação do Painel de Carreira

A conferência apresentou um painel de desenvolvimento profissional adaptado às necessidades dos participantes em início de carreira. Este painel incluiu palestrantes diversos discutindo diferentes caminhos de carreira. O conteúdo foi desenvolvido em consulta com os painelistas para garantir relevância, e o formato permitiu tempo suficiente para perguntas do público.

No geral, o feedback dos participantes mostrou uma recepção positiva em relação às discussões dos painéis. Futuros eventos poderiam se beneficiar de painéis semelhantes que facilitem conversas essenciais sobre desenvolvimento de carreira.

#Execução da Conferência

Para garantir uma experiência tranquila na ERES 2023, o planejamento logístico foi crucial. Os eventos foram realizados no mesmo hotel para simplificar o acesso. Essa escolha de design tornou mais fácil para os participantes comparecerem a todas as atividades programadas.

Ao chegar, os participantes foram recebidos e receberam materiais como crachás e cadernos, o que criou um clima positivo para o evento. Um programa piloto envolveu voluntários entre os participantes atuando como moderadores das sessões, promovendo ainda mais a sensação de propriedade comunitária da conferência.

Após cada sessão oral, os membros do comitê forneceram direções para os eventos seguintes, ajudando a manter a conferência no cronograma. Além disso, "horários de atendimento para reembolso" foram oferecidos durante o almoço para que os participantes esclarecessem dúvidas sobre os processos de reembolso.

#Pós-Conferência: Lições Aprendidas

Embora a ERES 2023 tenha sido bem-sucedida em promover discussões e construção de comunidade, algumas áreas ainda precisam de melhorias. O feedback mostrou que nem todos os participantes participaram da pesquisa pós-conferência, e esforços para aumentar as taxas de resposta serão feitos para futuras conferências.

Além disso, o feedback revelou que a disposição do local da conferência afetou a visibilidade para alguns participantes. Futuros comitês organizadores poderiam se beneficiar de realizar visitas detalhadas ao local para garantir arranjos ideais.

A taxa de desistência que ocorreu antes do evento revelou a necessidade de uma melhor comunicação sobre a importância de participar. O comitê organizador trabalhará para transmitir um senso de compromisso e camaradagem durante o registro, a fim de reduzir os cancelamentos de última hora.

#Conclusões e Olhando para o Futuro

Ao longo de seus oito anos, a ERES se tornou um evento significativo para pesquisadores em início de carreira na área de exoplanetas. O comitê organizador está ansioso para continuar essa estrutura auto-organizada enquanto explora potenciais colaborações com sociedades profissionais.

As principais lições do planejamento e execução da ERES incluem:

1. As habilidades necessárias para organizar uma conferência se sobrepõem àquelas usadas em carreiras acadêmicas e na indústria, como gerenciamento de projetos e trabalho em equipe.
2. A acessibilidade é vital para conferências voltadas a iniciantes. A ERES prosperou graças ao apoio financeiro de fundações e instituições anfitriãs.
3. A continuidade em comitês organizadores retém conhecimentos importantes de um ano para o outro, facilitando um planejamento eficaz.
4. O envolvimento dos participantes é crucial para criar um ambiente acolhedor e profissional.

O feedback positivo dos participantes destaca a ERES como uma plataforma valiosa para networking e colaboração entre cientistas em início de carreira. O comitê organizador está animado com eventos futuros e convida outros pesquisadores a se conectarem para obter conselhos sobre como organizar conferências semelhantes. Iniciativas como a ERES desempenham um papel essencial na promoção de uma comunidade inclusiva e no avanço da pesquisa. Trabalhando juntos como comunidade, pesquisadores em início de carreira podem expandir seu conhecimento e despertar a curiosidade que impulsiona a descoberta científica.