仮想資金委員会へのシフト

資金提供団体は、公正で明確な資金推薦を行うための意思決定手続きを使っている。このプロセスには、資金審査委員会やパネルと呼ばれるグループが大切な役割を果たしていて、異なる知識やスキルを持ったメンバーが集まって研究資金の配分についてレビューし、推薦を行う。委員会が意思決定を行う手助けのためにいくつかのステップがある。外部のレビュアーを使って偏りのない評価を提供することがその一例で、これが資金委員会の参考になるんだ。

これらの委員会は資金の公正な分配を確保する上で重要な役割を果たしているけど、彼らの運営についての証拠はあまりない。例えば、いくつかの研究者は、資金プロセスにおいて重要にもかかわらず、資金委員会内の社会的相互作用に焦点を当てた研究がないことを発見している。このような研究の欠如は、資金決定がどう行われるかというデリケートな性質やプライベートな議論によるもので、これが委員会の観察を難しくしているんだ。

#バーチャル委員会会議

2020年、COVID-19のパンデミックによって、多くの組織は会議の方法を変更せざるを得なくなった。従来の対面会議はバーチャル会議に置き換わり、資金提供団体は研究申請を評価する方法を急速に適応させる必要があった。それでもプロセスが高品質で明確、公正であることを確保するために。ほとんどの研究は、委員会メンバーが申請をどのように点数をつけるか、そしてビデオ通話の使用が提案への点数に影響を与えるかに焦点を当てている。しかし、バーチャルプラットフォームが対面会議の代替としてどのように機能するかについての研究はほとんどない。

いくつかの研究は、バーチャルと対面の会議間での点数の違いを調査し、最終的な点数にはあまり違いがないことを発見した。これは、会議の手段が資金決定の結果に大きく影響しない可能性があることを示唆している。

委員会メンバーが意思決定プロセス中にどのように社会的に相互作用するかを理解するのは複雑で、点数を見るだけでは完全には把握できない。一つの研究は科学者にアンケートを通じて、バーチャルまたは対面のパネル会議での経験についての洞察を得た。メンバーの中には議論にあまり関与できていないと感じる人もいたけど、全体的なフィードバックはポジティブで、議論は資金決定に役立つものと見なされていた。ただ、この研究は書面でのフィードバックしか得ておらず、会議の実際の様子は観察していなかった。

資金委員会がどのように機能するかをより包括的に捉えるためには、アンケートやインタビューを超えて観察が必要かもしれない。バーチャル会議中のメンバー間の非言語的なサインや相互作用を観察することで、彼らのダイナミクスをより明確に理解できるかもしれない。

#ネットノグラフィーの役割

オンラインの社会的環境を研究する方法は、バーチャル人類学やデジタル人類学を含めいくつか存在する。ネットノグラフィーは、オンラインコミュニケーションの文化的文脈や社会的ダイナミクスに焦点を当てることで、これらの方法と異なる。

イギリスの最大の健康・社会ケア研究資金提供機関である国立健康・ケア研究所（NIHR）は、パンデミック中に研究申請を評価するために資金委員会を利用した。彼らは資金評価のために対面からバーチャル会議に切り替えた。ネットノグラフィーの原則に従って、これらのバーチャル資金委員会の変化するダイナミクスを調査する研究が行われた。

この研究は、バーチャル資金委員会会議でのテクノロジーの使用、社会的相互作用、委員会メンバーの経験など、構造化されたプロセスと非公式なプロセスの両方を調査することを目的としていた。この論文では、これらの委員会がオンラインでどのように運営されていたか、直面した課題、メンバー間の相互作用についてのネットノグラフィー研究の結果を議論する。

#研究デザインとアプローチ

資金委員会の会議はデリケートな性質のため、ネットノグラフィーは研究質問に対処する理想的な方法だった。このアプローチによって、研究者は侵入的でなく観察し、バーチャルな環境の文化的プロセスを覗くことができる。

ネットノグラフィーは、質的研究に似た複数の段階を含む。これには以下の段階がある：

1. 研究の問い：研究トピックと質問の開発。
2. データ収集：観察、インタビュー、没入的ジャーナルを通じてデータを集める。
3. データ分析と解釈：データをテーマ別にコーディングし解釈する。
4. 研究を共有する：結果を対象の聴衆に提示する。

相互作用主義的アプローチに従うことで、研究者はバーチャル会議中に議論がどのように管理され、促進されているかを調べることができ、バーチャルと対面の相互作用の違いを強調することができる。

#研究質問

バーチャル資金委員会の運営と経験を探るために、研究者たちはいくつかの質問を提案した：

1. バーチャル資金委員会会議は資金配分の代替としてどのように機能しているのか？
2. バーチャル会議は研究資金の決定推薦に影響を与えたのか？
3. バーチャル資金委員会会議の運営における重要な要素は何だったのか？
4. バーチャルテクノロジーは資金委員会会議の社会的ダイナミクスをどう変えたのか？
5. バーチャル資金委員会会議でどんな行動的および関係的側面が現れたのか？

#情報源

バーチャル資金委員会会議を深く理解するために、研究は観察、インタビュー、アンケートを含んでいた。観察は委員会のダイナミクスに関する情報を集めるために不可欠で、その後、メンバーの経験を探るためにインタビューが行われた。アンケートは全委員会メンバーに送付され、彼らの相互作用についての広範な洞察を得ることが目的だった。

NIHRのバーチャルプラットフォームから9回の資金委員会会議が観察目的で記録された。研究者たちは、様々な委員会メンバーやスタッフを巻き込むことで、多様な視点を集めることを目指した。インタビューは会議の後に行われ、メンバーの経験をキャッチし、アンケートは委員会の実践に関する追加データを提供した。

#文書分析

資金委員会メンバーに提供されたすべての資料（議題、ガイドライン、フィードバックフォームなど）が収集されて分析された。この追加の書面データは、観察およびインタビューのデータを補完し、委員会会議に対する理解をより豊かにした。

#没入的ジャーナル

研究中に没入的ジャーナルが保持され、データ収集および分析プロセス全体を通じての反省と洞察が記録された。このジャーナルは結果を文脈化し、研究体験を記録するのに役立ち、研究チームにとって重要な詳細と反省を提供した。

#参加者の選定

2020年10月から2021年12月までの間に開催されたすべてのNIHR資金委員会がこの研究に参加する資格があった。研究者たちは様々な研究プログラムにわたる委員会を含めることで、広範な経験を集めることを目指した。委員会メンバーは会議中の役割や貢献に基づいて慎重に選定され、多様な視点が得られるようにした。

#データ収集と倫理的配慮

この研究は倫理的承認を受けており、すべてのNIHR資金委員会メンバーに参加を呼びかけた。会議の前に、参加者には観察からオプトアウトする権利があることが伝えられた。データ収集にはビデオ録画、インタビュー、およびオンラインアンケートが含まれ、委員会のダイナミクスを包括的に理解できるようにした。

#データ分析

この研究は、観察、インタビュー、アンケートを通じて収集されたデータを分析するために質的および量的手法の両方を用いた。質的データはテーマ別に分析され、アンケートの回答は追加的な文脈を提供するために処理された。研究者たちは協力してデータから共通のテーマが浮かび上がるよう努めた。

#品質保証

研究者のバイアスを最小限に抑えるために、複数の研究者がデータ収集と分析に関与した。没入的ジャーナルを保持することで、チームは観察や相互作用について反省し、結果に対するバランスの取れた視点を確保した。

#結果

#1. バーチャル委員会会議の効率性

バーチャル資金委員会会議の構造と機能は、応答者にとって重要だった特に会議の時間や準備の努力に関して。多数のメンバーは、バーチャル会議での成果が対面会議と同じくらい効果的に達成できると信じていた。多くの人が、バーチャル会議が今後の資金プロセスの一部になる可能性を見出していた。

#準備の重要性

委員会メンバーは、技術や参加に関する懸念を和らげるためにバーチャル会議の準備にかけた努力を認識していた。NIHRのスタッフはすべてがスムーズに機能するように徹底的なテストとチェックを行い、成功したバーチャル会議のための準備の重要性を強調していた。

#2. ウェルビーイングへの影響

バーチャル会議が常態化する中で、参加者のウェルビーイングに対する影響を理解することが重要になってきた。多くの人が変化を受け入れた一方で、バーチャルフォーマットに課題を抱える人もいた。

#疲労と不安

参加者は、長時間のバーチャル会議によって疲れを感じていると報告していて、このことは異なる種類の集中力や注意を必要としていた。画面疲労や休憩の減少の影響がしばしば言及され、より良い会議構造を作るための議論が行われた。

#ワークライフバランス

課題があったにもかかわらず、多くのメンバーはバーチャル会議の柔軟性を評価していて、旅行や宿泊の必要がなくなったことで、参加者のワークライフバランスにポジティブな影響を与え、多様なメンバーシップが資金委員会に寄与した。

#3. 社会的相互作用の理解

エンゲージメント、貢献、インクルーシビティはバーチャル委員会会議の重要な要素だった。バーチャル会議は参加の機会を提供した一方で、技術的な問題や気が散る要素といった課題も引き起こした。

#エンゲージメントのレベル

観察によると、議論は焦点を保ち、様々なメンバーからの貢献が含まれた。しかし、カメラがオフのときにエンゲージメントレベルを測るのはしばしば難しく、議長が議論を効果的に促進するのが難しかった。

#無意識のバイアスへの意識

参加者は、無意識のバイアスが資金委員会会議中の意思決定に影響を与えうることを認識していた。これらのバイアスを認識することは、資金配分の公正さと包括性を確保するために重要だった。

#ネットワーキングの機会

バーチャル会議の著しい欠点は、社会的相互作用の欠如だった。多くの委員会メンバーは、休憩中に行われるカジュアルな会話など、対面会議のネットワーキングの側面を重視していて、これがメンバー間のつながりを築くのに役立っていた。

#将来の考慮事項

経験から、バーチャルと対面の委員会会議はそれぞれ利点と課題を持っていることが明らかになった。ワークライフの配慮と社会的相互作用を促進するバランスを保つことが、今後の資金委員会の実践において重要になるだろう。

#今後の会議への提言

1. 構造化された議題：委員会会議は明確な議題を持ち、異なるタイムゾーンやメンバーのニーズに合わせた柔軟性が必要。
2. 包括性：すべてのメンバーからの積極的な参加を促すことで、潜在的なバイアスを軽減し、全員が自分の意見を安心して共有できるようにする。
3. 議長へのトレーニング：議長に対するトレーニングや支援を提供することで、バーチャル環境での議論の促進能力を向上させる。
4. ネットワーキング機会：対面会議のネットワーキング機会を再現する方法を見つけることで、委員会メンバー間の関係を築くのに役立つ。
5. バーチャルと対面のバランス：バーチャルと対面の会議の混合を考えることで、今後の資金委員会に最適な成果を提供できるかもしれない。

#研究の強みと限界

この研究の強みは、いくつかの資金プログラムにわたる多様な委員会会議を含むことで、バーチャル委員会のダイナミクスについてのより豊かな理解を提供することにある。しかし、研究の限界は、パンデミック初期に開催された会議に焦点を当てたことで、従来の対面会議との比較が制限される結果となった。

#結論

パンデミック中のバーチャル資金委員会会議へのシフトは、これらの会議が研究資金の意思決定において効果的であることを示している。エンゲージメントや社会的相互作用に関する課題がある一方で、バーチャル環境は包括性や柔軟性という貴重な機会を提供している。資金提供組織がポストパンデミックの世界で前進する中で、バーチャル会議形式の継続的な評価と適応が不可欠になるだろう。