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# Informática # Inteligencia artificial

Transformando la gestión de contratos con sistemas inteligentes

Descubre cómo la tecnología avanzada simplifica la gestión de contratos para las empresas.

Antony Seabra, Claudio Cavalcante, Joao Nepomuceno, Lucas Lago, Nicolaas Ruberg, Sergio Lifschitz

― 8 minilectura


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La gestión de contratos a menudo puede sentirse como leer una novela de un millón de páginas-larga, compleja y a menudo confusa. Por suerte, la tecnología ha venido al rescate. Con la magia de sistemas avanzados, las empresas ahora pueden gestionar sus contratos usando un sistema de preguntas y respuestas que extrae datos tanto de documentos de contrato como de sistemas de gestión. Este nuevo enfoque no solo acelera el proceso, sino que también ayuda a garantizar la precisión, facilitando a los gerentes de contrato hacer su trabajo. Este artículo se sumerge en esta solución de nueva era y cómo simplifica la gestión de contratos.

Por qué son importantes los contratos

Los contratos son la columna vertebral de cualquier acuerdo comercial. Establecen las reglas para servicios, productos y dinero, ayudando a las empresas a mantener el orden en sus operaciones. Piensa en los contratos como los libros de reglas del negocio-sin ellos, es un descontrol total. En grandes empresas, llevar el control de múltiples contratos es una tarea hercúlea que puede volverse abrumadora sin las herramientas adecuadas.

Imagina tratar de encontrar una cláusula específica en una pila de contratos tan alta como un niño pequeño. ¡Es una pesadilla! Por eso un buen sistema de gestión de contratos es crucial. Asegura que todos los acuerdos sean monitoreados, actualizados y aplicados correctamente.

Los desafíos de la gestión de contratos tradicional

En el pasado, gestionar contratos significaba hojear pilas de papel, como buscar una aguja en un pajar. Los gerentes de contrato a menudo pasan horas, si no días, buscando información específica. Este proceso no solo desperdicia tiempo, sino que también puede llevar a errores-¡nadie quiere enviar accidentalmente un pago por un servicio que ya ha expirado!

Además, las empresas públicas enfrentan un nivel completamente diferente de complejidad debido a estrictas regulaciones. Por ejemplo, Brasil tiene leyes que requieren supervisión detallada de los contratos. Estas regulaciones pueden complicar aún más la vida de quienes están a cargo de la gestión de contratos.

Entra el sistema inteligente

Para resolver estos problemas, se ha desarrollado un sistema inteligente de preguntas y respuestas (Q&A) impulsado por tecnología avanzada. Este sistema usa modelos de lenguaje grandes (LLMs) para extraer información tanto de documentos de contrato como de sistemas de gestión de bases de datos.

Entonces, ¿cómo funciona? Imagina tener un asistente súper inteligente que puede encontrar cualquier información de tus contratos en cuestión de segundos. Haces una pregunta como, “¿Cuál es la penalización por entregas atrasadas?” y-¡bam!-el asistente recupera la cláusula exacta del contrato. Esto no es solo un sueño-¡es una realidad!

Cómo funciona este sistema

En el corazón de este ingenioso sistema hay varias técnicas y tecnologías trabajando en armonía. Vamos a desglosar la magia detrás de su funcionamiento:

Procesamiento de documentos

Primero, el sistema procesa documentos de contrato, que a menudo están almacenados en formatos como PDFs. Extrae información relevante y la organiza de una manera que facilita su acceso más tarde. Piensa en ello como ordenar tu armario desordenado-todo está colocado de manera ordenada para que puedas encontrarlo sin problemas.

Almacenamiento vectorial

Luego viene el almacenamiento vectorial. El sistema transforma fragmentos de texto de los contratos en vectores de alta dimensión-esencialmente, representaciones matemáticas del texto. Esto permite que el sistema compare y encuentre rápidamente información relevante basada en las consultas de los usuarios. Es como tener una biblioteca muy organizada donde cada libro está etiquetado para facilitar la búsqueda.

Recuperación de información

Cuando un usuario hace una pregunta, el sistema no solo busca a través de toda la base de datos como un perrito perdido. En su lugar, utiliza algo llamado Generación Aumentada por Recuperación (RAG). Este método lo ayuda a extraer las piezas de información más relevantes rápidamente, sin revisar datos irrelevantes.

Generación de respuestas

Una vez que el sistema recupera la información necesaria, utiliza indicaciones para generar respuestas claras y concisas. Es como tener un secretario súper eficiente que sabe exactamente qué palabras usar para transmitir la información necesaria.

Rol de los agentes

Para mantener todo funcionando sin problemas, el sistema emplea varios agentes. Estos agentes se pueden comparar con elfos útiles-cada uno responsable de diferentes tareas como la Recuperación de datos, el procesamiento de información e incluso responder preguntas.

  1. Agente de enrutamiento: Este es el “cerebro” de la operación. Decide a dónde debe ir cada pregunta y qué agente debe manejarla.
  2. Agente SQL: Para cualquier pregunta relacionada con datos estructurados, este agente realiza el trabajo pesado ejecutando consultas SQL contra el Sistema de Gestión de Contratos.
  3. Agente RAG: Este agente recupera fragmentos de texto relevantes del almacenamiento vectorial para preguntas de datos no estructurados.
  4. Agente gráfico: Si se necesita una representación visual de los datos, este agente interviene para crear gráficos o tablas que ayuden a la comprensión.

Beneficios del nuevo enfoque

Con este sistema avanzado en su lugar, surgen muchos beneficios:

Ahorro de tiempo

Los gerentes de contrato ya no tienen que perder horas buscando información. El sistema inteligente puede generar respuestas precisas con solo una consulta sencilla. ¡Es como tener una lámpara mágica-frota (o en este caso, escribe tu pregunta) y tu deseo se hace realidad!

Mayor precisión

Al optimizar el proceso de recuperación y organizar los datos de manera efectiva, el sistema reduce la posibilidad de errores. Cuando los gerentes de contrato pueden confiar en la información que reciben, pueden tomar mejores decisiones.

Aumento de la productividad

Con una reducción significativa en el tiempo dedicado a buscar información, los gerentes de contrato pueden enfocarse en tareas más estratégicas. Imagina el tiempo ahorrado-como recuperar un fin de semana durante un mes laboral ocupado.

Adaptabilidad

El sistema está equipado para manejar varios tipos de contratos y formatos de consulta. Ya sea una pregunta simple sobre penalizaciones o una consulta compleja sobre términos del contrato, puede adaptarse para satisfacer las necesidades de los usuarios.

Aplicaciones del mundo real

El sistema inteligente de Q&A ya está causando revuelo en el mundo empresarial. Se ha implementado en varios sectores, especialmente aquellos que manejan grandes volúmenes de contratos. Vamos a ver algunas aplicaciones del mundo real:

Sector público

Las agencias gubernamentales a menudo lidian con reglas y regulaciones estrictas que rigen los contratos. Este sistema les ayuda a garantizar el cumplimiento mientras simplifica el proceso de gestión de contratos.

Tecnología de la información

Las empresas de TI suelen manejar contratos relacionados con software y servicios. Con el sistema inteligente, pueden rastrear fácilmente entregables, penalizaciones y renovaciones sin dudar.

Construcción

Los proyectos de construcción generalmente dependen de numerosos contratos, desde subcontratistas hasta proveedores. Un sistema de Q&A puede proporcionar acceso rápido a los detalles del contrato, ayudando a los gerentes a mantenerse al tanto de plazos y obligaciones.

Educación

Las instituciones educativas a menudo tienen contratos con proveedores de servicios o suministros. Este sistema ayuda a los administradores a gestionar estos contratos de manera eficiente, permitiéndoles enfocarse en mejorar la educación en lugar de hurgar en papeleo.

Direcciones futuras

Aunque este sistema ya aporta considerables ventajas a la gestión de contratos, siempre hay margen de mejora. Las mejoras futuras podrían incluir:

Mejora en la comprensión de consultas

A medida que los usuarios hagan preguntas más complejas, mejorar la comprensión del lenguaje humano por parte del sistema puede aumentar la precisión de las respuestas. Esto podría lograrse mediante capacitación y actualizaciones continuas.

Integración más amplia

La integración del sistema con otras herramientas empresariales, como sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), podría ofrecer una solución más completa, beneficiando a varios departamentos dentro de una organización.

Mejoras visuales

Desarrollar aún más las capacidades del Agente Gráfico podría llevar a visualizaciones aún más informativas, facilitando la digestión de datos.

Conclusión

En el mundo de la gestión de contratos, donde a menudo reina el caos, la llegada de sistemas inteligentes de preguntas y respuestas ofrece un cambio refrescante. Estos sistemas ahorran tiempo, aumentan la precisión y elevan la productividad-todo mientras hacen la vida de los gerentes de contrato un poco más fácil. Así que, la próxima vez que escuches a alguien mencionar contratos, puedes sonreír sabiendo que ahora hay un poderoso aliado en la lucha contra el papeleo. ¡Salud por la tecnología moderna y su capacidad para convertir tareas complejas en simples!

Fuente original

Título: Contrato360 2.0: A Document and Database-Driven Question-Answer System using Large Language Models and Agents

Resumen: We present a question-and-answer (Q\&A) application designed to support the contract management process by leveraging combined information from contract documents (PDFs) and data retrieved from contract management systems (database). This data is processed by a large language model (LLM) to provide precise and relevant answers. The accuracy of these responses is further enhanced through the use of Retrieval-Augmented Generation (RAG), text-to-SQL techniques, and agents that dynamically orchestrate the workflow. These techniques eliminate the need to retrain the language model. Additionally, we employed Prompt Engineering to fine-tune the focus of responses. Our findings demonstrate that this multi-agent orchestration and combination of techniques significantly improve the relevance and accuracy of the answers, offering a promising direction for future information systems.

Autores: Antony Seabra, Claudio Cavalcante, Joao Nepomuceno, Lucas Lago, Nicolaas Ruberg, Sergio Lifschitz

Última actualización: Dec 23, 2024

Idioma: English

Fuente URL: https://arxiv.org/abs/2412.17942

Fuente PDF: https://arxiv.org/pdf/2412.17942

Licencia: https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/

Cambios: Este resumen se ha elaborado con la ayuda de AI y puede contener imprecisiones. Para obtener información precisa, consulte los documentos originales enlazados aquí.

Gracias a arxiv por el uso de su interoperabilidad de acceso abierto.

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