Minuteman: Uma Nova Ferramenta para Notas de Reunião

As reuniões geralmente precisam de um resumo pra manter todo mundo por dentro. Mas escrever a ata da Reunião dá um trabalhão e pode ser bem cansativo mentalmente. Temos boas ferramentas pra reconhecer fala e resumir texto, mas usar tudo isso de forma 100% automática ainda é complicado. Ferramentas de reconhecimento de voz podem errar bastante ao transcrever nomes, e as de resumo às vezes interpretam errado o que foi dito. Pra resolver isso, foi criado um novo tool chamado Minuteman pra ajudar a anotar durante as reuniões.

O Minuteman funciona gerando Transcrições e Resumos ao vivo durante as reuniões. Os usuários podem editar isso em tempo real, podendo corrigir qualquer erro do reconhecimento de voz ou ajustar os resumos como precisarem. Isso torna mais fácil pra quem tá anotando e ajuda o pessoal a se atualizar se perder algo durante a reunião.

Em qualquer reunião, é essencial não só se comunicar, mas também fazer um resumo preciso do que foi discutido. Um resumo de reunião pega os principais pontos, sejam a favor ou contra, e anota quaisquer acordos feitos. Esses resumos podem ser usados depois em reuniões futuras ou compartilhados com quem não pôde participar.

Tomar notas numa reunião é um desafio. Os anotadores precisam processar muita informação rápido, e muitas vezes têm que multitarefar-participando ativamente da reunião e anotando pontos importantes ao mesmo tempo. Desde o início da pandemia, muitas reuniões foram pra online, usando plataformas como Zoom, Jitsi ou Google Meet. Com os avanços na tecnologia de Reconhecimento de Fala e resumo de texto, há potencial pra automatizar essa tarefa. Modelos de linguagem baseados em transformadores mostraram potencial pra resumir, incluindo resumos de reuniões.

Mas ainda tem algumas questões com essas ferramentas tecnológicas. Primeiro, elas só conseguem lidar com uma quantidade limitada de informação de uma vez, o que é um problema já que as transcrições de reuniões podem ser bem longas. Segundo, esses modelos às vezes cometem erros sérios, especialmente em relação a fatos. Como muita gente depende dos resumos de reunião pro trabalho, imprecisões podem ser um problema.

Embora já existam algumas soluções automáticas, geralmente elas não têm recursos interativos pra usuários ajustarem transcrições e resumos durante as reuniões. O Minuteman resolve essas lacunas permitindo gravação e transcrição ao vivo das reuniões. Os usuários podem editar transcrições e resumos em tempo real, o que ajuda a melhorar a qualidade das notas finais.

Minuteman é uma aplicação online feita pra ajudar usuários a tomarem notas durante reuniões. Ele se conecta a uma sala de reunião e grava o áudio dos participantes. Conforme a reunião avança, ele gera uma transcrição ao vivo da conversa, facilitando o acompanhamento. O processo de resumo é automático e acontece sempre que há fala nova o suficiente capturada, criando pontos de resumo pros participantes.

Os usuários também podem selecionar partes específicas da transcrição e pedir um resumo pra essas seções. Tanto a transcrição quanto os resumos são editáveis, permitindo que os participantes corrijam erros. Se um usuário edita um ponto de resumo, ele é marcado como “congelado” pra que a ferramenta não sobrescreva as mudanças dele.

O Minuteman tem quatro componentes principais: a interface de usuário frontend, o módulo de transcrição, o Editor backend e o sistema de resumo. Esses elementos trabalham juntos pra garantir um funcionamento suave, usando uma fila de mensagens pra gerenciar a troca de dados. O sistema todo é construído usando containerização, tornando-o flexível e fácil de atualizar.

O frontend permite que os usuários interajam com dois editores, um pra transcrição e outro pra resumo, enquanto também grava o áudio durante a reunião. O Minuteman captura o áudio de cada usuário separadamente, evitando a necessidade de identificar quem fala quando. Ele processa o áudio e converte em texto, dando atualizações em tempo real.

O módulo de transcrição coleta dados de áudio, processa e cria a saída em texto. Isso é feito verificando a fala, e quando uma declaração termina, ele envia o áudio pra transcrição. O script garante que tudo fique bem organizado, pra que os usuários recebam uma transcrição precisa conforme a reunião avança.

O editor backend conecta tudo. Ele gerencia a adição de palavras faladas na transcrição e cuida do resumo da fala. Conforme novas palavras chegam, o sistema rastreia o que foi gravado e envia pro módulo de resumo quando há dados suficientes. Essa abordagem ajuda a manter as coisas simples e eficientes, especialmente quando muitos usuários estão colaborando.

No que diz respeito a melhorar a precisão dos resumos, o módulo de resumo tá sempre ouvindo por novas entradas. Esse módulo usa modelos avançados pra gerar resumos e depende de pré-processamento pra garantir que a informação seja clara e concisa. O objetivo é criar resumos que capturem os principais pontos discutidos na reunião, mesmo quando tem muita informação pra processar.

Pra testar o Minuteman, vários grupos de usuários usaram a ferramenta durante reuniões reais. Os participantes acharam muito mais fácil acompanhar as discussões graças às funcionalidades de transcrição e resumo ao vivo. Porém, o feedback destacou que ter mais participantes é benéfico, já que uma ou duas pessoas podem ter dificuldade em supervisionar tudo efetivamente. Grupos maiores permitem que mais pessoas contribuam pra corrigir a transcrição e os resumos, tornando o processo geral mais suave.

Apesar das forças da ferramenta, há áreas que precisam de melhorias. Por exemplo, erros da ferramenta de reconhecimento de fala eram comuns, especialmente em relação a nomes e termos técnicos. Essas imprecisões podem vir de vários fatores, como diferenças na pronúncia e a qualidade dos microfones usados durante as reuniões. Melhorias no modelo de ASR podem ajudar a reduzir esses erros no futuro.

A qualidade do resumo também depende muito de quão coerente a transcrição é. A saída gerada às vezes generaliza demais ou identifica erroneamente quem tá fazendo o quê, o que significa que os usuários ainda precisam se envolver em corrigir as notas. Os participantes notaram que os resumos nem sempre se alinham perfeitamente com o que esperavam ver, destacando a necessidade de input dos usuários na formação da saída final.

No que tange à experiência do usuário, muitos testadores gostaram da chance de se atualizar quando perdiam o foco por um momento. No entanto, eles muitas vezes ficam inseguros em confiar completamente na ferramenta pra um resumo completo da reunião. Eles notaram que os resumos tradicionais geralmente se concentram em conclusões acordadas e podem diferir do que a ferramenta produz, sugerindo melhorias.

Olhando pra frente, há várias áreas onde a ferramenta pode ser aprimorada. Uma opção é usar modelos de resumo maiores que têm potencial pra produzir resumos mais relevantes. Outra melhoria poderia ser aprimorar a interface do usuário, tornando mais fácil pra usuários conectarem os pontos do resumo com a discussão na transcrição. Além disso, expandir a compatibilidade pra funcionar com outras plataformas de reunião também seria valioso.

Embora não tenham feito testes quantitativos extensivos, o feedback qualitativo recebido forneceu insights significativos. As avaliações foram feitas em inglês, o que também pode ter influenciado os resultados devido a variações nas habilidades linguísticas entre os participantes. Esses aspectos ajudam a fornecer uma imagem mais clara de como o Minuteman opera e o que os usuários pensam sobre sua eficácia.

Através de esforços colaborativos entre participantes humanos e ferramentas geradas por máquina, o Minuteman oferece uma solução promissora pra tornar os resumos de reuniões mais precisos e eficientes. Permitindo edição em tempo real e interação, ele engaja os usuários ativamente no processo de resumo, com o objetivo de melhorar a experiência de criar atas de reunião. Com o desenrolar dos futuros desenvolvimentos, há potencial pra avanços significativos na qualidade e confiabilidade dos resumos automáticos de reuniões.